TravelXpense managt den Reisekostenprozess bei Sievert AG

Sievert AG baut bei Reisekosten auf TravelXpense

acceptIT Software löst Altanwendung auf IBM Notes/Domino Plattform ab

(Paderborn/Osnabrück) Als der Sievert AG sowohl die Weiterentwicklung als auch der Support der eingesetzten Reisekostenmanagement-Lösung gekündigt wurden, und rechtliche Änderungen nicht mehr abgebildet werden konnten, musste schleunigst eine neue, zukunftsfähige Reisekosten-Software her. Die Wahl fiel schnell auf TravelXpense - die smarte Reisekostenabrechnung von acceptIT.

[AUSZUG] Wenn einer eine Geschäftsreise tut, dann soll die Abrechnung schnell und unkompliziert erfolgen. Bei der Sievert AG gilt diese Prämisse bereits seit vielen Jahren.Dann die Hiobsbotschaft: Sowohl die Weiterentwicklung als auch der Support der alten Lösung wurden eingestellt, und rechtliche Änderungen konnten nicht mehr abgebildet werden. Schleunigst musste eine neue, zukunftsfähige Reisekostenabrechnungssoftware her. Weil bei der Sievert AG IBM Notes/Domino als strategische Plattform gesetzt war, fiel die Wahl schnell auf TravelXpense - die smarte Reisekostenabrechnung von acceptIT.

Reisetätigkeit bei rund 250 Mitarbeitern in Deutschland

Für die monatliche Abrechnung der Reisekosten von rund 250 Mitarbeitern setzte die Sievert Baustoffgruppe ein IBM Notes basierendes Tool ein und war damit eigentlich recht zufrieden. Doch die Entwicklung und Wartung der einsetzten Lösung wurde eingestellt. Besonders kritisch dabei war, dass die für Januar 2014 sehr umfangreichen Änderungen des deutschen Reisekostenrechtes nicht mehr abzubilden waren.

Es musste also binnen eines halben Jahres eine neue Software sowohl gefunden, als auch an allen mehr als 30 deutschen Standorten implementiert werden. Gesucht wurde eine zukunftsfähige, moderne Software für die strategisch gesetzte Plattform IBM Notes/Domino. Außerdem sollte die neue Lösung sowohl das deutsche Reisekostenrecht als auch konzernspezifische Regelungen abbilden können.

Reibungslose und schnelle Einführung

Die Einführung von TravelXpense verlief schnell und reibungslos. Denn die IT-Experten aus Paderborn verfügen über eine langjährige Erfahrung im IBM Notes/Domino-Umfeld. Bereits bei der Entwicklung der Reisekostensoftware stand die optimale Integration in IBM Notes im Fokus.

Hohe Akzeptanz der Anwender erreicht

Bei der Einführung von TravelXpense ging die Sievert AG einen mutigen Schritt. Aufgrund des großen Deckungsgrades zur alten Anwendung verzichtete man ganz auf die Schulung der Anwender. Aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit von TravelXpense konnten sich die Mitarbeiter in der neuen Anwendung schnell orientieren und die Berührungsängste wurden schnell abgebaut. Viele Vorzüge von TravelXpense, die den reisenden Mitarbeitern der Sievert AG eher im Verborgenen liegen,  sind in der IT wie auch im Controlling sehr geschätzt: Zum Beispiel die automatische Anpassung der Software an geänderte Rechtsvorschriften innerhalb des bestehenden Wartungsvertrages. Dies sichert die Zukunftsfähigkeit und ist darüber hinaus ein echter finanzieller Vorteil gegenüber den teuer bezahlten Anpassungen des Altsystems.

„IBM Notes/Domino ist für uns als strategische Plattform gesetzt. TravelXpense passte hier optimal und der Schulungsaufwand war gleich null.”
Jörg Köbbe
IBM Notes/Domino Administrator
und Entwickler

am 26 Januar 2015
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