DOCHOUSE 4 Funktionen & Features

Funktionen, die Ihren Geschäftserfolg voran treiben. 

Mit diesen Top-Funktionen erleichtert DOCHOUSE 4 Ihnen und Ihren Teams den Büroalltag und verbessert die teamübergreifende Arbeit.

Unterstützung für Ihre Mitarbeiter: Ihre persönliche Sekretärin KIM 

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine persönliche Sekretärin zur Verfügung, die sie in den Bereichen Kommunikation, Information und Management unterstützt. Durch die Möglichkeit der zentralen Ablage von Informationen und deren Verknüpfung zu Vorgängen lassen sich Daten schneller wiederfinden und Prozesse beschleunigen. Die aufeinander abgestimmten Module unterstützen Sie auch bei der Kommunikation mit Ihren Teams und Kunden. So sind Sie immer auf dem aktuellsten Stand. In Kombination mit dem DOCHOUSE ProcessCoach übernimmt die automatisierte Verarbeitung von Daten viele administrative Aufgaben.

Cockpit

Auf dem Dashboard haben Sie immer Ihre wichtigsten Kontakte, Protokolle, Aufgaben und Reports auf einen Blick. So sind Sie noch schneller bei den Informationen die Ihnen und Ihrem Team helfen einen optimalen Kundenservice zu bieten und sich effektiv einen Überblick über Ihre Prozesse zu verschaffen. 

Single Point of Information

Eine Übersicht über alles. Kommunikation, Aufgaben, Vertrieb, Projekte und Verträge. Zu einem Unternehmen oder seinen Kontakten behalten Sie im Single Point of Information den Überblick. Hier sehen Sie sämtliche Kommunikation zum ausgewählten Unternehmen oder schränken auf den Kontakt ein. Zugeordnet zum Unternehmen / Kontakt sehen Sie hier auch alle Aufgaben, Vertriebsbelege, Projekte und Verträge.

Maileingang

Alle Mails auf einen Blick. Legen Sie Ihre Mails zu Kontakten und / oder Projekten ab und halten Sie sich und Ihre Teams immer auf dem Laufenden. Mit DOCHOUSE 4 können Sie jedes beliebige Programm integrieren. Durch die zentrale Ablage können auch Mitarbeiter, die nicht im Verteiler waren auf die Vorgänge zugreifen und so effektiver arbeiten. Damit ist Onboarding für neue Mitarbeiter kein Problem und auch Krankheit- und Urlaubsvertretung lässt sich leichter bewältigen, da die Vertreter stets Zugriff zu allen Informationen haben. 

Kontakte

Speichern Sie nicht nur wichtige Kontaktdaten, sondern alle wichtigen Informationen, Aufgaben, E-Mails, Dokumente und Berichte zentral ab. Durch die zentrale Ablage können Teams besser zusammen, aber auch teamübergreifend arbeiten. Nie wieder komplizierte Ordnerstrukturen durchforsten, nie wieder doppelte und dreifache Ablage die nur Datenmüll verursacht. Erstellen Sie Serienjobs, filtern Sie Ihre Kontakte nach dynamischen Kriterien und erstellen Sie schnell und einfach Kontaktlisten, die Sie in Ihrer Arbeit unterstützen. 

Dokumente

Behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente. Definieren Sie Ihre Dokumente selbst. Neben Mails ist die Kommuniktion viel umfangreicher. Legen Sie alle Dokumente an einer zentralen Stelle ab. Durch intelligente Filterfunktionen greifen Sie schnell darauf zu. Dokumente können sein: Mail, Kurzbrief, Brief, Protokoll, Checkliste, Besuchsbericht, Telefonnotiz, Kontaktbericht, freies Dokument, Rahmendokument für Workflow …
Und sind jederzeit in den Vorlagen erweiterbar. Neben den individuell konfigurierbaren Filtern können Sie auch die Volltextsuche nutzen (oben rechts). Diese durchsucht sämtliche Dokumente inkl. durchsuchbare Dateianhänge (z. B. PDF).

Projekte

Organisieren Sie Ihre Dokumente, E-Mails, Aufgaben und Infos zusätzlich zu Projekten. Durch den E-Mailversand aus einem Projekt heraus wird dem Betreff automatisch die Projektnummer hinzugefügt, so kann eine Rückantwort wieder automatisch dem entsprechenden Projekt zugeordnet. Das vereinfacht Ihre Prozesse und vermindert administrative Aufgaben, die bisher nur unnötig Zeit vergeudet haben.

Vertrieb

Verwalten Sie Ihre Leads und legen Sie Opportunities an. Erstellen Sie zusammen mit der Funktion der Artikelverwaltung Preisinformationen, aus denen Sie später Angebote und alle weiteren Dokumente, bis hin zur Rechnung erstellen können. Hinterlegen Sie Planungsdaten, Wiedervorlagen, Dokumente wie Anfragen, Angeboten von Lieferanten, E-Mails und vieles mehr. Ranken Sie Ihre Verkaufschancen und arbeiten Sie immer an den Vorgängen mit den höchsten Erfolgschancen. 

Verträge 

Verwalten Sie alle Verträge zu Ihren Geschäftsprozessen. Vergeben Sie hierzu Berechtigungen, um die Daten optimal zu schützen und nur für die Mitarbeiter zugänglich zu machen, die diese benötigen. So können Sie Arbeitsverträge, Leasingverträge und Co. zentral ablegen und ebenso schnell wiederfinden und dokumentieren, wie Ihre übrigen Unternehmensprozesse. 

 Managen Sie Ihre Kommunikation und Informationen gezielt und unkompliziert

 Arbeiten Sie alle an demselben Stand mit allen relevanten Informationen durch eine vernetzte Ablagestruktur

Entscheiden Sie die Betrachtungsweise auf Ihre Dokumente - ohne mehrfache Ablage, ohne komplizierte Ordner-Strukturen, ohne administrative Zeitverschwendung. Filtern Sie sich die Dokumente, E-Mails, Aufgaben uvm. nach Projekte, Kontakte, Unternehmen oder Oppertunities. Bringen Sie Ihre Mitarbeiter und Teams auf den aktuellen Stand und lassen alle an demselben aktuellen Stand arbeiten. Das verhindert Fehler in der Kommunikation, doppelte Bearbeitung und verbessert die Performance Ihrer Teams untereinander aber auch gegenüber Ihrer Kunden und Lieferanten. 

Quelle: dochouse GmbH - zur Website