Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen für ein einheitliches Erscheinungsbild und gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben bei geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz.

iQ.Suite Trailer - Regelbasierter Haftungsausschluss

Herausforderung E-Mail-Signatur

Für E-Mails gelten wie für Geschäftsbriefe zahlreiche gesetzliche Vorgaben, die es einzuhalten gilt. Doch oftmals ist dies aufgrund dezentraler Prozesse in Unternehmen nicht sichergestellt. Daraus resultierende Bußgelder oder Abmahnungen stellen ein fortwährendes Risiko dar. Hinzu kommt, dass die vorhandenen E-Mail-Signaturen nicht den Unternehmensvorgaben hinsichtlich Inhalt und Erscheinungsbild entsprechen. Diese Kombination aus mangelnder Rechtssicherheit und uneinheitlichem Aussehen schiebt iQ.Suite Trailer einen Riegel vor.

Einheitlich und gesetzeskonform

Mit iQ.Suite Trailer wird die zentrale Integration gesetzlicher Pflichtangaben, z.B. laut EHUG, zum Kinderspiel. Empfänger- und länderspezifische Haftungsausschluss-Erklärungen (Legal Disclaimer) können anhand zentraler Regeln in jede ausgehende E-Mail eingebunden werden. Das reduziert zuverlässig Haftungsrisiken für Mitarbeiter und Verantwortliche auf allen Ebenen! Gleichzeitig ist mit Hilfe des iQ.Suite WebClients auch die einfache Bearbeitung von Signatur-Inhalten durch die Fachbereiche möglich. Via Browser lassen sich so die hinterlegtem Trailer- Dokumente, -Bilder und -Dateianhänge verwalten. Dank des integrierten Rechte- und Rollenkonzept wird dabei sichergestellt, dass Anpassungen nur durch autorisierte Personen vorgenommen werden können. Ebenso ist ein komfortables Bearbeiten des E-Mail Trailers sowie eine Vorschau möglich.

Und mehr noch: Das automatische Einbinden von allgemeinen und personalisierten E-Mail-Signaturen sorgt dafür, dass gewünschte Absenderinformationen gemäß Ihren betrieblichen Vorgaben im Corporate Design immer angefügt werden. Neben der Integration beliebiger Textbausteine, können Sie mit iQ.Suite Trailer beispielsweise auch Bilder, vCards und die beliebten QR-Codes einbinden. Auch unter "Gesendete Elemente" ist der gesamte E-Mail-Footer sichtbar.

Vorteile von iQ.Suite Trailer

• Zentrale, serverbasierte Integration von Pflichtangaben gemäß gesetzlicher Vorgaben
• Automatisches Einbinden von Haftungsausschluss-Erklärungen
• Einfügen von Bildern, vCards und QR-Codes in die E-Mail-Signatur
• Integration von Mitarbeiter-Signaturen aus dem zentralen E-Mail-Adressbuch
• Einhaltung des Erscheinungsbildes des Unternehmens (Corporate Design)
• Individuelle Textbausteine für verschiedene Benutzergruppen, Absender und Empfänger
• Wahl der Position von Textbausteinen innerhalb der E-Mail (Top/Bottom/individuell)
• Individuelle Textanhänge nach frei definierbaren Zeiträumen
• Mehrsprachige Textanhänge für unterschiedliche Empfänger
• Verkettung mehrerer Textbausteine pro E-Mail
• Einfache Verwaltung von Signatur-Inhalten durch Fachbereiche im Browser
• In Kombination mit iQ.Suite Wall automatische Auswahl von Textanhängen in Abhängigkeit der Sprache des Empfängers
• Kompletter E-Mail-Footer unter „Gesendete Elemente” sichtbar”
• Komfortables Bearbeiten und Vorschau des E-Mail Trailers im iQ.Suite WebClient