IBM Connections Compliance Entry for Mail - Teil 2

erste Schritte

Habe ich mich nun dazu durchgerungen, meine E-Mails rechtskonform zu archivieren, und auch noch in den sauren Apfel gebissen, hierfür Geld zu bezahlen ("Verkaufe ich eine Schraube mehr, wenn ich meine E-Mails archiviere?", ist eine nur allzu oft gestellte Frage in diesem Zusammenhang), dann soll doch bitte schön die Dienstleistung zur Installation und Konfiguration möglichst gering und natürlich günstig sein. Diesen Aspekt möchte ich in diesem Beitrag etwas beleuchten.

Alles nachfolgend erklärte trifft für die Standard Version zu, bei der "Entry"-Variante ist dies allerdings genauso.

Echt cloudy;-) Der Service wird einfach dazu gebucht

Nun, wir befinden uns in der Cloud, genauer in der IBM Connections Cloud. Hier liegt schon meine Mail-Datei. Diese soll nun zusätzlich archiviert werden (bezogen auf neue Mails). Eine Installation entfällt natürlich, es wird einfach ein weiterer Service dazu gebucht, das war´s, echt cloudy ;-).

Über die Organisationsverwaltung gehe ich dann als Administrator meiner IBM Connections Cloud Umgebung in den Bereich der Benutzerkonten. Hier wähle ich den Benutzer aus, dessen Mails ich zukünftig archivieren möchte, und gehe in den Bearbeitungsmodus.

e-Discovery-Administrator oder e-Discovery-Benutzer? Das ist hier die Frage.

Im ersten Schritt muss ich für den gewählten Nutzer entscheiden, welche Rolle er erhalten soll, "e-Discovery-Administrator", "e-Discovery-Benutzer" oder keines von beiden.

Die Rolle "e-Discovery-Administrator" ermöglicht es einem IBM Connections Benutzer, das Mail-Archiv zu durchsuchen, E-Mails aus Suchabfragen heraus abzurufen sowie "e-Discovery-Benutzern" Zugriff auf die Suchergebnisse zu gewähren.

Benutzer mit der Rolle "e-Discovery-Benutzer" hingegen können "nur" mit den Suchergebnissen arbeiten, die von "e-Discovery-Administratoren" generiert wurden.

Ein Benutzer kann nicht "einfach so" auf seine archivierten E-Mails zugreifen.

Ja, es ist so, wie es sich anhört. Ein Benutzer kann nicht "einfach so" auf seine archivierten E-Mails zugreifen. Nur vordefinierte Suchanfragen können verwendet werden. Wie praktikabel das ist, beleuchten wir in einem späteren Beitrag.

Nun weiter zur Konfiguration der eigentlichen E-Mail Archivierung.

Habe ich die Entscheidung über die "e-Discovery-Rolle" getroffen, und gehe zum nächsten Dialog, kann ich hier das Add-On "IBM Connections Compliance für Mail on Cloud" auswählen:

Weiter, speichern, fertig.

Ab sofort werden alle E-Mails des betroffenen Benutzers automatisch archiviert.

Die Aktivierung der E-Mail Archivierungsfunktion ist übrigens unabhängig von der Vergabe der "e-Discovery-Rolle". Jeder IBM Connections Cloud Benutzer in meiner Organisation kann eine "e-Discovery-Rolle" bekommen, auch ohne aktivierte Archivierungsfunktion.

Bislang war alles recht einfach

Bislang war alles recht einfach. Die Aktivierung und Konfiguration ließen sich direkt aus der gewohnten IBM Connections Oberfläche tätigen. Alles aus einem Guss, schön.

Aber, das sei schon mal vorweggenommen, etwas Ernüchterung stellt sich ein, sobald ich in die Archivierungsoberfläche wechsele. Dies geschieht über den entsprechenden Link im Anwendungsmenü meiner IBM Connections-Umgebung:

Und dann?

Was uns dann erwartet, das wird Teil meines nächsten Blog-Beitrages werden.