acceptIT TravelXpense

Reisekosten abrechnen, ohne Excel und ohne Zettelwirtschaft

TravelXpense bildet den ganzen Weg einer Dienstreise ab: Antrag, Genehmigung, Erfassung der Belege, Berechnung der Pauschalen und die Übergabe an die Buchhaltung. Die Software kennt das deutsche Reisekostenrecht und wird im Rahmen der Wartung laufend an die gesetzlichen Vorgaben angepasst. Entwickelt von uns, auf HCL Domino.

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Der Ablauf

Ein durchgehend digitaler Weg

Jeder Schritt stößt den nächsten an. Alle Beteiligten sehen jederzeit, wo eine Abrechnung gerade steht.

1 · Antrag

Reise beantragen und genehmigen

Der Reiseantrag geht automatisch an die zuständige Führungskraft oder deren Vertretung. Die Daten wandern nach der Reise direkt in die Abrechnung.

2 · Erfassung

Belege per App

Reisepositionen und Auslagen werden unterwegs erfasst, Belege einfach fotografiert und zugeordnet. Name, Personalnummer und Vorgesetzte kommen aus dem Personenprofil.

3 · Berechnung

Pauschalen und Währungen

Die gesetzlichen Pauschalen für das In- und Ausland werden nach Land und Abwesenheitszeit berechnet, Fremdwährungen zum tagesaktuellen Kurs umgerechnet.

4 · Übergabe

Ab in die Buchhaltung

Nach Prüfung und Freigabe gehen die Daten per Schnittstelle an Finanz- und Lohnbuchhaltung. Niemand tippt etwas zweimal ab.

Warum es sich lohnt

Was Reisekosten sonst teuer macht

Die Reise selbst ist selten das Problem. Teuer wird der Weg der Abrechnung durch mehrere Abteilungen.

Transparenz

Wo hängt die Abrechnung?

Status, fehlende Angaben, wer genehmigt und wer bearbeitet: in TravelXpense für alle Berechtigten jederzeit sichtbar.

Eingabe

Keine Tabellen mehr

Vorausgefüllte Felder, Auswahllisten und automatische Berechnungen ersetzen die Excel-Vorlage und die Rechenfehler, die mit ihr kommen.

Prüfung

Plausibel von Anfang an

Angaben werden schon bei der Eingabe geprüft. Fehler fallen auf, bevor die Abrechnung in der Buchhaltung landet.

Ausland

Fremdwährungen ohne Taschenrechner

Belege in fremder Währung werden automatisch umgerechnet, die Auslandspauschalen liegen je Land hinterlegt.

Genehmigung

Freigaben mit Vertretung

Vorgesetzte, Stellvertretungen und Prüfstellen sind fest eingebunden, Benachrichtigungen kommen automatisch.

Schnittstellen

Einmal erfassen

Statt dieselben Daten an mehreren Stellen einzugeben, gehen sie per Export an die vorhandene Buchhaltungssoftware.

Einführung

Schnell eingerichtet, genau angepasst

Belegarten und Konten sind in TravelXpense bereits vordefiniert, das verkürzt die Einführung. Wie der Genehmigungsweg im Einzelnen aussieht, wer welche Abrechnungen sehen und bearbeiten darf und welche firmeneigenen Regeln zusätzlich zu den gesetzlichen gelten, stellen wir mit Ihnen gemeinsam ein.

Weil die Gesetzgebung sich ändert, gehört die Pflege dazu: Im Rahmen der Wartung passen wir TravelXpense an die aktuellen Vorgaben an. Die Pauschalen liegen in einer eigenen Parameterdatenbank, Änderungen wirken sofort.

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Eckdaten

Plattform
HCL Domino
Bedienung
Notes-Client, Browser und App
Rechtsstand
deutsches Reisekostenrecht, gepflegt im Rahmen der Wartung
Anbindung
Export an Finanz- und Lohnbuchhaltung
Hersteller
acceptIT, Paderborn

Kundenstimmen

Was Anwender sagen

Rückmeldungen aus Unternehmen, die TravelXpense einsetzen, unverändert übernommen.

„Wir haben uns für TravelXpense entschieden, weil die Lösung sehr einfach zu bedienen und sehr gut in unseren Workflow integriert ist.“
IT-Organisation, METALL NRW
„Die Software ist anwenderfreundlich und leicht zu bedienen. Die Software ist leicht zu warten und der Support seitens acceptIT ist einwandfrei.“
IT-Koordination, Tapetenfabrik Gebr. Rasch GmbH & Co. KG

Anwenderberichte

TravelXpense im Einsatz

Zehn Unternehmen beschreiben, wie sie ihre Reisekosten heute abrechnen. Jeder Bericht zeigt den Stand zur Zeit des Projekts.

Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Was uns zu TravelXpense am häufigsten gefragt wird.

Was ist TravelXpense?
TravelXpense ist eine Software der acceptIT GmbH für die Reisekostenabrechnung auf HCL Domino. Sie deckt den ganzen Ablauf ab, vom Reiseantrag über die Genehmigung und die Erfassung der Belege per App bis zur Berechnung der Pauschalen und der Übergabe an die Buchhaltung.
Berechnet TravelXpense Verpflegungspauschalen für das Ausland?
Ja. Die gesetzlichen Pauschalen für das In- und Ausland liegen nach Land und Abwesenheitszeit in einer Parameterdatenbank. TravelXpense berechnet sie automatisch und berücksichtigt auf Wunsch zusätzlich firmeneigene Regelungen. Änderungen wirken sofort.
Wie bleibt TravelXpense beim Reisekostenrecht aktuell?
Im Rahmen der Wartung passt acceptIT TravelXpense an die aktuellen gesetzlichen Vorgaben zur Reisekostenabrechnung an. Neue Pauschalen werden in der Parameterdatenbank hinterlegt.
Können Belege mit dem Smartphone erfasst werden?
Ja. Reisepositionen und Auslagen lassen sich per App erfassen, Belege werden fotografiert und der Abrechnung zugeordnet. Bearbeitet und verwaltet wird TravelXpense außerdem im Notes-Client oder im Browser.
Lässt sich TravelXpense an die Buchhaltung anbinden?
Ja. Nach Prüfung und Freigabe übergibt TravelXpense die Daten über Exportschnittstellen an Finanz- und Lohnbuchhaltung. Welche Schnittstelle passt, klären wir anhand Ihrer vorhandenen Buchhaltungssoftware.

Nächster Schritt

Sehen Sie TravelXpense an Ihrem eigenen Ablauf

In einer Vorführung zeigen wir, wie eine Dienstreise bei Ihnen vom Antrag bis zur Buchung laufen würde.

Vorführung anfragen +49 5251 69398-0