Ablage
PDF Converter for Notes
Mails und Notes-Dokumente per Klick als PDF oder PDF/A ablegen, einzeln oder gesammelt, für Anwender ebenso wie als geplanter Auftrag.
SWING Software
Notes-Inhalte festhalten, ablegen und weiterverwenden
SWING Software baut seit vielen Jahren Werkzeuge für HCL Notes und Domino. Drei davon setzen wir bei unseren Kunden ein: den PDF Converter für die tägliche Ablage, Seascape für die Archivierung ganzer Anwendungen und den Integrator für Word und Excel in Notes. Gemeinsam ist ihnen, dass die Ergebnisse auch ohne Notes lesbar bleiben.
Im Überblick
Drei Werkzeuge für drei Aufgaben
Vom einzelnen Mail bis zur ganzen Datenbank, und von der Ablage bis zum fertigen Serienbrief.
Archivierung
Seascape for Notes
Ganze Anwendungen und Postfächer in offene Formate exportieren, damit die Inhalte nach der Abschaltung von Notes erhalten bleiben.
Office
Integrator for Notes
Word und Excel in Notes-Anwendungen einbinden: Serienbriefe, Angebote, Berichte und Diagramme direkt aus Notes-Daten.
Ablage
PDF Converter for Notes
Eine Schaltfläche in der Notes-Symbolleiste wandelt Mails und Dokumente in PDF oder PDF/A um. Kategorien und Ordner bleiben erhalten, Felder aus Notes landen als Metadaten im PDF. So entsteht eine Ablage, die nach Kunde, Projekt oder Vorgang geordnet ist und sich ohne Notes öffnen lässt.
- Ausgabeformen: einzelne Dateien, eine PDF-Mappe mit Navigationsbaum oder ein durchsuchbares PDF-Paket.
- Archivierungsaufträge: Administratoren archivieren ganze Datenbanken, Ansichten oder Ordner über viele Postfächer hinweg, geplant oder bei Bedarf.
- Für Entwickler: eine LotusScript-Schnittstelle erzeugt PDFs aus eigenen Anwendungen, im Client oder auf dem Server.
Aus der Praxis
Gesamtmetall
Der Verband Gesamtmetall legt seine E-Mail-Korrespondenz mit dem PDF Converter ab, eingeführt von uns. Rund 50 Nutzerinnen und Nutzer legen Mails seitdem einfacher ab, ganze Vorgänge lassen sich zusammenhängend abbilden.
Archivierung und Stilllegung
Seascape for Notes
Wer Notes abschaltet oder alte Anwendungen stilllegt, muss die Inhalte trotzdem über Jahre vorhalten, für Prüfungen, Auskunftsersuchen oder einfach, weil jemand nachsehen muss. Seascape exportiert Anwendungen und Postfächer vollständig in offene Formate, mit Ansichten, Verknüpfungen zwischen Dokumenten, Anhängen und Metadaten.
- Formate: PDF und PDF/A, HTML, XML, JSON und CSV.
- Archivformen: ein tragbares PDF-Archiv, ein Web-Archiv im Browser oder eine Ablage in SharePoint.
- Viele Datenbanken auf einmal: Stapelverarbeitung, eigene Benennungsregeln und ein Katalog aller archivierten Datenbanken.
- Zugriff steuern: mit dem Seascape Flex Server lassen sich Web-Archive mit Rechten aus dem Active Directory und Volltextsuche bereitstellen.
Passt zu
- Stilllegung
- Retirement Services
- Bestandsaufnahme
- iDNA Applications
- Ergebnis
- lesbar ohne Notes und ohne Domino
- Für wen
- Administration, Compliance, Projektleitung
Office-Integration
Integrator for Notes
In vielen Notes-Anwendungen entstehen Briefe, Angebote, Verträge und Auswertungen. Der Integrator verbindet sie mit Word und Excel: Die Daten kommen aus Notes, das Ergebnis ist ein sauber gestaltetes Office-Dokument, auf Wunsch gleich als PDF.
- Serienbriefe und Etiketten aus Notes-Daten, mit Ihren Word-Vorlagen.
- Berichte und Diagramme in Excel, direkt aus Notes-Ansichten.
- Rückweg: Felder in Notes aus Office-Dokumenten aktualisieren und Dokumente in Notes ablegen.
Passt zu
- Fachanwendungen
- Geschäftsanwendungen
- Für wen
- Fachbereiche, Entwicklung
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Was uns zu den Werkzeugen von SWING Software am häufigsten gefragt wird.
- Wie speichert man Notes-Mails als PDF?
- Mit dem SWING PDF Converter for Notes. Er fügt eine Schaltfläche in die Notes-Symbolleiste ein, mit der sich Mails und Dokumente einzeln oder gesammelt in PDF oder PDF/A umwandeln lassen. Ordner, Kategorien und Feldinhalte bleiben dabei erhalten.
- Wie archiviert man Notes-Datenbanken vor der Abschaltung?
- Mit SWING Seascape for Notes. Es exportiert Anwendungen und Postfächer vollständig in offene Formate wie PDF/A, HTML, XML oder JSON, als tragbares Archiv, als Web-Archiv oder nach SharePoint. Die Archive lassen sich danach ohne Notes und ohne Domino lesen.
- Kann man Notes-Archive ohne Notes lesen?
- Ja, wenn sie in einem offenen Format vorliegen. Seascape erzeugt PDF- und Web-Archive, die im Browser oder mit einem PDF-Programm geöffnet werden. Mit dem Seascape Flex Server können Archive zusätzlich mit Zugriffsrechten aus dem Active Directory und einer Volltextsuche bereitgestellt werden.
- Wie erstellt man Serienbriefe aus Notes-Daten?
- Mit dem SWING Integrator for Notes. Er verbindet Notes-Anwendungen mit Word und Excel, erzeugt Serienbriefe, Etiketten, Berichte und Diagramme aus Notes-Daten und kann das Ergebnis direkt als PDF ablegen.
- Wer liefert SWING Software in Deutschland?
- Die acceptIT GmbH aus Paderborn liefert den PDF Converter, Seascape und den Integrator von SWING Software, führt sie ein und betreut sie. acceptIT ist HCLSoftware Business Partner und arbeitet seit 2002 mit Domino.
Ihr nächster Schritt
Zeigen Sie uns, was erhalten bleiben soll
Ob tägliche Ablage oder die letzte Sicherung vor der Abschaltung: Sagen Sie uns, welche Inhalte wie lange und für wen lesbar bleiben müssen. Dann schlagen wir das passende Werkzeug und das Vorgehen vor.
Weiterlesen
Beim Hersteller
SWING Software beschreibt alle drei Produkte ausführlich, mit Beispielen und Datenblättern.