Schutz
Spam, Viren und Phishing
Schädliche und unerwünschte Mails werden auf dem Server aussortiert und in eine Quarantäne verschoben, bevor sie ein Postfach erreichen.
E-Mail-Management und Compliance
Geschäftskorrespondenz per E-Mail, sicher und rechtskonform
Verträge, Angebote und Rechnungen kommen täglich per E-Mail. Damit muss jede Nachricht geschützt, nachvollziehbar und aufbewahrt werden, und zwar ohne dass Ihre Beschäftigten dafür an etwas denken müssen. Wir richten das zentral auf dem Domino-Server ein, mit bewährten Werkzeugen unserer Partner und so, dass es zu Ihren Abläufen passt.
Die Bausteine
Was zu einem durchdachten E-Mail-Management gehört
Kaum ein Unternehmen braucht alles auf einmal. Wir sehen uns an, was bei Ihnen heute schon läuft, und ergänzen, was fehlt.
Vertraulichkeit
E-Mail-Verschlüsselung
Zentral nach Regeln verschlüsseln, mit S/MIME oder PGP oder als passwortgeschütztes PDF für Empfänger ohne eigene Zertifikate.
Datenabfluss
Data Loss Prevention
Ausgehende Mails und Anhänge werden nach Richtlinien geprüft. Verdächtiges wird angehalten und auf Wunsch nach dem Vier-Augen-Prinzip freigegeben.
Auftritt
Signaturen und Disclaimer
Einheitliche Signaturen mit allen Pflichtangaben, zentral gepflegt statt in jedem Postfach einzeln, dazu Banner und Hinweise nach Regeln.
Aufbewahrung
Revisionssichere Archivierung
Jede geschäftliche Mail landet unveränderbar im Archiv, durchsuchbar auch in den Anhängen, mit Löschfristen und nachvollziehbaren Zugriffen.
Große Dateien
Sicherer Dateiaustausch
Anhänge, die für eine Mail zu groß oder zu vertraulich sind, gehen verschlüsselt über einen eigenen Server, der Empfänger bekommt einen Link.
Anhänge
Anhänge entschärfen
Makros aus Office-Dateien entfernen, Metadaten tilgen, Anhänge in PDF oder PDF/A umwandeln und große Dateien automatisch packen.
Ablage
Mails als PDF ablegen
E-Mails und Notes-Dokumente einzeln oder gesammelt als PDF oder PDF/A ablegen, nach Kunde, Projekt oder Vorgang geordnet.
Die Produkte
Womit wir das umsetzen
Werkzeuge, die wir seit Jahren bei Kunden einführen und betreuen. Welche davon zu Ihnen passen, hängt von Ihrer Umgebung und Ihren Pflichten ab.
GBS
iQ.Suite
Die umfassende Lösung direkt auf dem Domino-Server: Schutz, Verschlüsselung, Data Loss Prevention, Signaturmanagement, Konvertierung von Anhängen, Archivierung und Abwesenheitsverwaltung. Die aktuelle Version unterstützt Domino 14.5 und läuft auch im Domino-Container unter Linux.
REDDOXX
MailDepot, Spamfinder, MailSealer
E-Mail-Archivierung, Spamschutz und Verschlüsselung als Gateway auf einer gemeinsamen virtuellen Appliance. MailDepot archiviert auch Mails aus HCL Notes. Dazu kommen das Cloud Archive aus deutschen Rechenzentren, ein Archiv für E-Rechnungen und REDDCRYPT für Verschlüsselung ohne Zertifikatsverwaltung.
Pointsharp
Cryptshare
Große und vertrauliche Dateien verschlüsselt versenden, aus Notes, Outlook oder dem Browser. Cryptshare for Notes löst Anhänge automatisch nach Regeln oder per Klick ab und funktioniert ab Notes 11, auch mit Domino 14.
SWING Software
PDF Converter for Notes
Mails und Dokumente aus Notes per Klick oder als geplanter Auftrag in PDF und PDF/A umwandeln, als Einzeldateien, als PDF-Mappe oder als durchsuchbares Paket. Für die Ablage beim Anwender ebenso wie für die Massenarchivierung.
Für Behörden und Kommunen
iQ.Suite Public Bundles
GBS hat für den öffentlichen Sektor vier fertig geschnürte Pakete zusammengestellt, für Kommunen, Landkreise, Ministerien, Bildungseinrichtungen, Kliniken und kommunale Unternehmen. Sie lassen sich einzeln nutzen oder kombinieren.
Basisschutz
PublicSecurity Essentials
Data Loss Prevention, die vertrauliche Inhalte erkennt, dazu automatische Konvertierung von Anhängen und Verschlüsselung mit S/MIME.
Abwehr
PublicSecurity
Virenschutz, Prüfung von Links und Erkennung von Phishing, Spam- und Inhaltsfilter mit Schutz vor gefährlichen Makros und PDFs, Zugriff über den WebClient.
Vertraulichkeit
PublicEncrypt
Zentrale, serverbasierte Verschlüsselung nach innen und außen mit S/MIME, PGP und PDF, samt Zertifikatsverwaltung.
Verwaltungsalltag
PublicMail Productivity
Zentrale Signaturen, auch mehrere je Person, Hinweise und Kampagnen in der Fußzeile, Abwesenheiten zentral gesteuert.
Die iQ.Suite läuft unter HCL Domino ebenso wie unter Exchange und Microsoft 365. Welches Paket in Ihrer Umgebung in welchem Umfang passt, klären wir vorab mit Ihnen und GBS. Beratung für die öffentliche Hand anfragen
Unser Ansatz
Zentral geregelt, nicht dem Einzelnen überlassen
Archivierung, Verschlüsselung und Virenschutz dürfen keine Aufgabe einzelner Beschäftigter sein. Was der Server zuverlässig nach Regeln erledigt, wird nicht vergessen und nicht falsch gemacht, und es nimmt den Leuten fehleranfällige Handgriffe ab.
Wir planen das Gesamtbild mit Ihnen: welche Mails wohin gehören, wer was sehen darf, welche Fristen gelten. Dabei binden wir vorhandene Systeme wie ERP oder CRM mit ein, statt ein weiteres Inselsystem danebenzustellen.
Was wir übernehmen
- Bestandsaufnahme
- was heute läuft und wo Lücken sind
- Konzept
- Regeln, Fristen, Zuständigkeiten
- Lizenzen
- Beschaffung aus einer Hand
- Einführung
- Installation, Konfiguration, Test
- Betrieb
- Updates, Support, Anpassungen
Aus der Praxis
Gesamtmetall ordnet seine E-Mail-Ablage
Der Verband Gesamtmetall legt seine E-Mail-Korrespondenz mit dem SWING PDF Converter ab, den wir eingeführt haben. Die rund 50 Nutzerinnen und Nutzer legen Mails seitdem einfacher und flexibler ab, ganze Vorgänge lassen sich zusammenhängend abbilden.
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Wenn Notes abgeschaltet wird
Wer Postfächer und Anwendungen stilllegt, muss die Inhalte trotzdem über Jahre vorhalten. Dafür gibt es eigene Werkzeuge und ein eigenes Vorgehen.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Was uns zu E-Mail-Management unter HCL Domino am häufigsten gefragt wird.
- Was gehört zum E-Mail-Management?
- E-Mail-Management fasst alles zusammen, was mit geschäftlichen Mails jenseits von Senden und Empfangen geschehen muss: Schutz vor Spam, Viren und Phishing, Verschlüsselung, Kontrolle ausgehender Inhalte, einheitliche Signaturen, revisionssichere Archivierung und sicherer Austausch großer Dateien. Ziel ist, dass diese Aufgaben zentral und automatisch erledigt werden.
- Wie lassen sich E-Mails in HCL Domino zentral verschlüsseln?
- Mit einer serverseitigen Lösung wie der GBS iQ.Suite oder einem Verschlüsselungs-Gateway wie dem REDDOXX MailSealer. Beide verschlüsseln nach Regeln, ohne dass Anwender Zertifikate selbst verwalten müssen. Für Empfänger ohne Zertifikat gibt es Verfahren mit passwortgeschütztem PDF.
- Wie archiviert man E-Mails aus HCL Notes revisionssicher?
- Über ein E-Mail-Archiv, das jede Nachricht beim Ein- und Ausgang unveränderbar speichert, etwa die Archivierung der iQ.Suite oder REDDOXX MailDepot, das HCL Notes als Mailserver unterstützt. Für die Ablage einzelner Vorgänge eignet sich zusätzlich der SWING PDF Converter, der Mails in PDF/A umwandelt.
- Wie lassen sich E-Rechnungen archivieren?
- E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD müssen im Originalformat mit ihren maschinenlesbaren Daten aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht nicht. REDDOXX bietet dafür ein eigenes Archiv in der Cloud, das die Rechnungen ablegt und den Inhalt der XML-Daten lesbar anzeigt. acceptIT liefert und richtet es ein.
- Wie versendet man große Dateien sicher aus Notes?
- Mit Cryptshare for HCL Notes. Es löst Anhänge automatisch nach Regeln oder per Klick von der Mail ab, legt sie verschlüsselt auf einem Cryptshare-Server ab und schickt dem Empfänger einen Link. Voraussetzung ist Notes 11 oder neuer.
- Lassen sich E-Mail-Signaturen in Domino zentral verwalten?
- Ja. Das Signaturmanagement der GBS iQ.Suite setzt Signaturen und Disclaimer mit allen Pflichtangaben zentral auf dem Server, abgeglichen mit dem Domino-Verzeichnis oder Active Directory. Anwender müssen nichts einrichten, Änderungen wirken sofort für alle.
- Gibt es E-Mail-Sicherheit speziell für Behörden und Kommunen?
- Ja. GBS bietet die iQ.Suite in vier Paketen für den öffentlichen Sektor an: PublicSecurity Essentials für Data Loss Prevention und S/MIME, PublicSecurity für Schutz vor Schadsoftware und Phishing, PublicEncrypt für zentrale Verschlüsselung mit Zertifikatsverwaltung und PublicMail Productivity für Signaturen und Abwesenheiten. Die Pakete lassen sich einzeln nutzen oder kombinieren.
- Wer setzt E-Mail-Management für Domino in Deutschland um?
- Die acceptIT GmbH aus Paderborn plant und führt E-Mail-Management für HCL Domino ein, liefert die Lizenzen von GBS, REDDOXX, Pointsharp und SWING Software und übernimmt auf Wunsch Betrieb und Support. acceptIT ist HCLSoftware Business Partner und arbeitet seit 2002 mit Domino.
Nächster Schritt
Wo steht Ihr E-Mail-Management heute?
In einem kurzen Gespräch sehen wir gemeinsam, was bei Ihnen schon geregelt ist und wo Pflichten offen sind.