Format
PDF und XML
Die Inhalte werden als PDF bereitgestellt, auf Wunsch zusätzlich als XML für die maschinelle Weiterverarbeitung.
Retirement Services
Alte Anwendungen abschalten, die Inhalte behalten
In fast jeder gewachsenen Domino-Umgebung laufen Anwendungen, die kaum noch jemand benutzt, die aber niemand abschalten darf: Die Daten unterliegen Aufbewahrungsfristen. Also laufen Server, Lizenzen und Wartung weiter, jahrelang. Genau dieses Problem lösen die Retirement Services.
Der Kern
Die Anwendung geht, die Inhalte bleiben
Wir holen die Daten aus der Altanwendung heraus und stellen sie so bereit, dass sie ohne Notes und ohne Domino lesbar bleiben, dauerhaft und nachvollziehbar.
Vollständigkeit
Mit Metadaten und Anhängen
Nicht nur der Text: auch Metadaten, eingebettete und verlinkte Objekte wandern mit und stehen ohne Nacharbeit zur Verfügung.
Nachvollziehbarkeit
Das Original bleibt erkennbar
Das PDF-Format bewahrt auch das ursprüngliche Erscheinungsbild der Dokumente. Das ist der Punkt, auf den es bei Prüfungen ankommt.
Optional
Zugriff, wie Sie möchten
Auf Wunsch übernehmen wir die Inhalte direkt nach SharePoint oder Microsoft 365, oder wir richten einen Zugriff über den Browser ein.
Vorher
Abschalten ist nicht immer die richtige Antwort
Manche Altanwendung ist teuer, andere ist einfach nur alt. Bevor irgendetwas stillgelegt wird, machen wir auf Wunsch eine Vorabanalyse: Welche Anwendungen werden überhaupt noch genutzt, von wem, wie oft, und welche Kosten hängen konkret daran?
Am Ende steht eine Empfehlung je Anwendung, und die lautet nicht immer Stilllegung. Manchmal ist eine Modernisierung der bessere Weg, manchmal die Übergabe des Betriebs an uns. Sie entscheiden dann mit Zahlen statt mit Bauchgefühl.
Ablauf
- 1. Bestand
- Sie nennen uns Zahl und Größe der Datenbanken, die Vorlagen und Ihre besonderen Anforderungen
- 2. Analyse
- Optional die Auswertung, welche Anwendung noch gebraucht wird und was sie kostet
- 3. Angebot
- Aufwands- und Kostenabschätzung auf dieser Grundlage
- 4. Plan
- Gemeinsam ein Maßnahmen- und Zeitplan, Anwendung für Anwendung
- 5. Export
- Wir holen die Daten heraus und stellen sie im vereinbarten Format bereit
- 6. Abschaltung
- Erst wenn die Inhalte gesichert und geprüft sind, geht die Altanwendung vom Netz
Werkzeuge von stanoc
Womit wir arbeiten
Für Analyse, Archivierung und Migration setzen wir die Produkte unseres Partners stanoc Software ein. Wir verkaufen sie nicht nur, wir arbeiten selbst damit und supporten sie.
Analyse
stanoc Analytics
Zeigt sämtliche Anwendungen, aktive Benutzer, Dokumenten- und Dateizugriffe, dazu Abhängigkeiten und Abweichungen von Vorlagen. Die Grundlage für jede belastbare Entscheidung und Kostenschätzung.
Archivierung
stanoc Archive
Archiviert E-Mails und ganze Anwendungen zentral und automatisch, für Domino ebenso wie für Exchange und Microsoft 365. Mit Volltextsuche, und ohne dass Sie die alte Plattform nur wegen der Fristen weiterbetreiben.
Migration
stanoc SWAP!
Migriert Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte samt Ordnerstruktur, von Domino nach Exchange und Microsoft 365 und ebenso in die andere Richtung. Während der Umstellung bleiben beide Seiten synchron.
Brücke
stanoc Outlook Add-In
Verschiebt E-Mails aus Outlook per Knopfdruck in Ihre Domino-Anwendungen. So bleiben die Fachanwendungen in Betrieb, auch wenn Mail und Kalender inzwischen bei Microsoft liegen.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Was uns zum Stilllegen von Altanwendungen regelmäßig gefragt wird.
- Was sind Retirement Services?
- Retirement Services bezeichnen das geordnete Stilllegen alter Notes- und Domino-Anwendungen. Die Anwendung wird abgeschaltet, ihre Inhalte werden vorher exportiert und so bereitgestellt, dass sie ohne Notes und ohne Domino lesbar bleiben, in der Regel als PDF, auf Wunsch zusätzlich als XML.
- Was passiert mit den Daten, wenn eine Notes-Anwendung abgeschaltet wird?
- Die Daten bleiben erhalten. Exportiert werden nicht nur die Texte, sondern auch Metadaten sowie eingebettete und verlinkte Objekte. Das PDF-Format bewahrt zusätzlich das ursprüngliche Erscheinungsbild der Dokumente, was bei Prüfungen den Unterschied macht.
- Warum kann man alte Anwendungen nicht einfach löschen?
- Weil die Inhalte meist Aufbewahrungsfristen unterliegen. Handels- und steuerrechtlich sind das in Deutschland in der Regel sechs bis zehn Jahre, in einzelnen Branchen deutlich länger. Ohne gesicherte Inhalte müsste die Anwendung samt Server und Lizenzen die ganze Frist über weiterlaufen. Die konkrete Frist klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
- Ist Abschalten immer die richtige Lösung?
- Nein. Eine Vorabanalyse zeigt je Anwendung, wer sie noch nutzt, wie oft und welche Kosten daran hängen. Daraus ergibt sich die Empfehlung, und die lautet manchmal Modernisierung oder Übergabe des Betriebs statt Stilllegung.
- Welche Werkzeuge kommen dabei zum Einsatz?
- Für die Analyse stanoc Analytics, für die Archivierung stanoc Archive, für Migrationen stanoc SWAP! und als Brücke zwischen Outlook und Domino-Anwendungen das stanoc Outlook Add-In. acceptIT setzt diese Produkte selbst ein und übernimmt auch den Support dafür.
Was Sie davon haben
Der Nutzen, nüchtern betrachtet
Retirement rechnet sich meist schnell, weil die laufenden Kosten sofort entfallen, die Pflichten aber erfüllt bleiben.
Kosten
Lizenzen und Betrieb fallen weg
Abgeschaltete Anwendungen brauchen keine Lizenzen, keine Wartung und keinen Platz auf dem Server. Die Ersparnis beginnt mit der Abschaltung, nicht erst am Ende des Projekts.
Aufräumen
Schlankere Server
Weniger Altlasten bedeuten kürzere Wartungsfenster, schnellere Updates und eine Umgebung, die wieder überschaubar ist.
Sicherheit
Fristen bleiben erfüllt
Die Inhalte bleiben vollständig, im Original erkennbar und plattformunabhängig lesbar, auch wenn die Fristen noch Jahre laufen.
Souveränität
Das Thema wird wichtiger, nicht kleiner
Wer heute über souveräne Zusammenarbeit nachdenkt, stößt zwangsläufig auf die Altlasten: Anwendungen, deren Daten irgendwo liegen und die niemand mehr sauber abschalten kann. Retirement räumt diese Frage ab, bevor sie beim nächsten Audit gestellt wird.