1 · Erfassen
Aufgabe anlegen
Direkt im Besprechungsprotokoll, aus einer E-Mail oder einzeln für den eigenen Arbeitsbereich.
acceptIT SmartWork
Aufgaben, die nicht mehr verloren gehen
Ob aus einer Besprechung, aus einer E-Mail oder als wiederkehrender Ablauf: SmartWork macht aus jedem To-do eine Aufgabe mit Termin und Zuständigkeit. Alle Beteiligten werden automatisch benachrichtigt, und die Führungskraft sieht jederzeit, was erledigt ist und was nicht. Entwickelt von uns, auf HCL Domino.
Der Ablauf
Von der Besprechung bis zur Erledigung
Für Projektmanagement-Software zu klein, für Tabellen und Wordprotokolle zu wichtig: genau dafür ist SmartWork gemacht.
2 · Zuweisen
Termin und Zuständigkeit
Maßnahmen bekommen eine Frist und eine verantwortliche Person. Vorgesetzte und Vertretungen erkennt SmartWork aus der Organisationsdatenbank.
3 · Erinnern
Benachrichtigung und Eskalation
Bei Zuweisung, Änderung und Delegation gehen automatisch Nachrichten raus. Läuft eine Frist ab, greift die Eskalation.
4 · Überblicken
Das Cockpit
Status, Fristen und Zuständigkeiten aller Aufgaben auf einen Blick, für alle, die es sehen dürfen.
Die Funktionen
Was SmartWork kann
Jede Abteilung behält ihre Arbeitsweise und bekommt trotzdem dieselbe Übersicht.
Aus der E-Mail zur Aufgabe
E-Mail in einen Ordner ziehen, fertig. Das funktioniert überall, wo das Postfach erreichbar ist, im Notes-Client, im Browser und auf dem Smartphone.
Protokolle
Besprechungen mit Folgen
Protokolle werden automatisch an die Teilnehmenden verschickt, die darin festgelegten Aufgaben landen gleich bei den Zuständigen.
Wiederholung
Turnus und Vorlagen
Wiederkehrende Aufgaben und Vorlagen für typische Abläufe, etwa für neue oder ausscheidende Mitarbeitende, sind schnell eingerichtet.
Kommunikation
Verlauf an der Aufgabe
E-Mails lassen sich aus der Aufgabe heraus versenden. Wer wann was geschrieben hat, bleibt an einer Stelle dokumentiert.
Rechte
Nachvollziehbar und geschützt
Ein fein abgestuftes Berechtigungskonzept regelt, wer was sehen und ändern darf. Änderungen bleiben revisionssicher nachvollziehbar.
HCL Domino
Fügt sich ein
SmartWork nutzt Benutzerverwaltung, E-Mail und Kalender von Domino und lässt sich an Ihre Abläufe anpassen.
Aus der Praxis
Stadtwerke Forchheim
Bei den Stadtwerken Forchheim wurden Besprechungen als Word-Dokumente protokolliert und per E-Mail verteilt. Arbeitsaufträge gingen dabei auch mal unter. Mit SmartWork ist der Weg von der Besprechung bis zur erledigten Aufgabe durchgehend digital: Aufgaben entstehen direkt im Protokoll, Benachrichtigungen erinnern an Fristen, und über das Cockpit hat die Leitung den Stand immer im Blick.
„SmartWork „Aufgaben“ ist für uns mittlerweile ein unverzichtbares Werkzeug zur Führung von Teams, zur Dokumentation und zum Controlling von Aufgaben. Mit acceptIT haben wir einen Partner, der unbürokratisch und schnell unsere Anforderungen umsetzt und jederzeit professionelle Hilfe anbietet.“
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Was uns zu SmartWork am häufigsten gefragt wird.
- Was ist acceptIT SmartWork?
- SmartWork ist eine Aufgabenmanagement-Software der acceptIT GmbH auf HCL Domino. Aufgaben entstehen aus Besprechungen, E-Mails oder Vorlagen, bekommen Termin und Zuständigkeit und werden automatisch nachverfolgt, mit Benachrichtigung, Eskalation und einem Cockpit für die Übersicht.
- Braucht man für SmartWork ein Projektmanagement-System?
- Nein. SmartWork ist bewusst schlanker als eine Projektmanagement-Software und für den Arbeitsalltag gedacht: To-dos aus Besprechungen, wiederkehrende Aufgaben und kleine Abläufe, die heute in Tabellen oder E-Mails stecken.
- Kann man Aufgaben direkt aus E-Mails anlegen?
- Ja. Eine E-Mail wird in einen dafür vorgesehenen Ordner im Postfach gezogen, SmartWork macht daraus kurz darauf eine Aufgabe. Das klappt im Notes-Client, im Browser und auf dem Smartphone.
- Lässt sich SmartWork anpassen?
- Ja. SmartWork wird von acceptIT entwickelt und gepflegt. Eskalationsregeln, Vorlagen, Berechtigungen und die Anbindung an vorhandene Organisationsdatenbanken richten wir nach Ihrem Bedarf ein.
Nächster Schritt
Wo gehen bei Ihnen Aufgaben verloren?
Zeigen Sie uns eine Besprechung oder einen Ablauf. Wir zeigen, wie er in SmartWork aussähe.