Zeitnah
Ablegen, bevor es vergessen wird
Geschäftsrelevante E-Mails gehören in den Vorgang, damit Kolleginnen und Kollegen sie finden, nicht erst Tage später.
acceptIT Smartfiling
E-Mails ins CRM, mit einem Handgriff
Ausgehende E-Mails verschickt das CRM selbst. Eingehende landen dagegen im persönlichen Postfach, und dort bleiben sie oft liegen. Mit Smartfiling ziehen Sie eine E-Mail in einen Ordner, den Rest erledigt das Programm: Ablage im richtigen Vorgang, Rechte, Benachrichtigung. Für DOCHOUSE 3 und KIM von unserem Partner DocHouse.
Das Problem
Was beim Ablegen sonst alles zu tun ist
Jeder Schritt für sich ist schnell gemacht. Zusammen kosten sie Zeit und Disziplin, jeden Tag.
Rechte
Sensibles schützen
Nicht jede E-Mail darf jeder lesen. Die passenden Zugriffsrechte müssen gleich bei der Ablage stimmen.
Weitergabe
Die Richtigen informieren
Wer muss von der E-Mail erfahren? Infomails, Aktivitäten und Workflows wollen angestoßen werden.
Ordnung
Ordner, Projekte, Chancen
Die E-Mail soll in die richtige Akte, zum richtigen Projekt oder zur richtigen Verkaufschance.
Urlaub
Der volle Posteingang danach
Nach einer Abwesenheit liegen Dutzende E-Mails da, die alle einzeln abgelegt werden müssten.
Unterwegs
Nicht nur am Schreibtisch
Ohne Hilfe geht die Ablage nur im passenden Client. Unterwegs bleibt sie liegen.
Die Lösung
Ordner ziehen, Smartfiling macht den Rest
Smartfiling legt im persönlichen Postfach eine Ordnerstruktur an. Jeder Ordner steht für einen Auftrag, zum Beispiel „ablegen und Vertrieb informieren“. Die Aufträge werden zentral in der Smartfiling-Datenbank festgelegt und regelmäßig automatisch abgearbeitet. Kurz darauf steht die E-Mail im CRM.
Eine zusätzliche Spalte im Posteingang zeigt sofort, ob eine E-Mail schon abgelegt ist. Weil alles über Mailordner läuft, funktioniert Smartfiling überall dort, wo das Postfach erreichbar ist, und ohne Änderung an der Mailvorlage.
Die Funktionen
- Ablage
- eingehende und ausgehende E-Mails, CRM-konform
- Zuordnung
- Ordner, Kategorien, Verkaufschancen und Projekte
- Benachrichtigung
- Infomail, Aktivität oder Standard-Workflow, mit Verlauf
- Rechte
- Zugriffsrechte direkt bei der Ablage
- Mandanten
- mehrere CRM-Mandanten
- Massenablage
- nach Abwesenheiten in einem Rutsch
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Was uns zu Smartfiling am häufigsten gefragt wird.
- Was ist acceptIT Smartfiling?
- Smartfiling ist ein Zusatzmodul der acceptIT GmbH für die CRM-Lösungen DOCHOUSE 3 und KIM von DocHouse. Anwender ziehen E-Mails in einen Ordner ihres Postfachs, Smartfiling legt sie automatisch im richtigen Vorgang im CRM ab, setzt Zugriffsrechte und informiert die zuständigen Personen.
- Muss die Mailvorlage angepasst werden?
- Nein. Smartfiling arbeitet mit Ordnern im persönlichen Postfach und mit einer zentralen Datenbank. Die Mailvorlage bleibt unverändert.
- Funktioniert Smartfiling auch unterwegs?
- Ja. Weil die Ablage über Mailordner läuft, geht sie überall dort, wo das Postfach erreichbar ist, auch im Browser oder auf dem Smartphone.
- Gibt es Smartfiling für DOCHOUSE 3 und für KIM?
- Ja, Smartfiling passt für beide. Wie die Anbindung an Ihre Umgebung im Einzelnen aussieht, klären wir gemeinsam.
Nächster Schritt
Wie viele E-Mails liegen bei Ihnen noch im Posteingang?
Wir zeigen Ihnen Smartfiling an Ihrem CRM und richten die Ablageaufträge passend zu Ihren Abläufen ein.