Gesamtmetall optimiert E-Mail-Ablage

SWING PDF Converter macht das Handling von abgelegten E-Mails transparenter und flexibler

[Auszug] Der Interessenverband Gesamtmetall hat die Ablage seiner E-Mail-Korrespondenz mit dem SWING PDF Converter von SWING Software optimiert. Mit der neuen Lösung können die rund 50 Nutzer E-Mails nun viel einfacher und flexibler ablegen. Bereits in der Einführungsphase waren die Mitarbeiter über das deutlich transparentere Verfahren sehr zufrieden.

Flexibleres Produkt gesucht

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) war bei Gesamtmetall bereits seit Jahren im Einsatz. Doch mit dem Support der vorhandenen Lösung war Gesamtmetall IT-Leiter Werner Meyer zu Ermgassen zunehmend unzufrieden. Weitere Kritikpunkte waren die mangelnde Flexibilität des Systems sowie fehlende Möglichkeiten zur Abbildung ganzer Vorgänge.

SWING PDF Converter gefunden

Das neue System sollte nicht nur ein leichteres Handling der abgelegten E-Mails und klarere Ablage-Informationen bieten, sondern auch im Preis-/Leistungsverhältnis punkten. Schnell war der SWING PDF Converter als passende Lösung gefunden und das System für die Key-User eingeführt.

Umwandeln und Archivieren

Der SWING PDF Converter kann E-Mails (und anderere IBM Domino Dokumente) in PDFs umwandeln und leitet sie direkt in ein Datei-System oder Archiv.

Die Bedienung des PDF Converter ist denkbar einfach. Direkt über ein PDF-Symbol in der IBM Notes Symbolleiste kann die Konvertierung gestartet werden. Dabei kann in einem Schritt eine einzelne E-Mail, mehrere E-Mails oder sogar ganze Ordner auf einmal ausgewählt und konvertiert werden, wahlweise in einzelne PDF-Dateien oder in eine umfassende PDF-Datei.

Beachtliche Resonanz der Mitarbeiter

Bereits in der Einführungsphase zeigten sich alle Beteiligten so zufrieden mit dem PDF Converter, dass man die Lizenz aufstockte, um allen 50 Mitarbeitern das Arbeiten mit der neuen Lösung zu ermöglichen. IT-Leiter Werner Meyer zu Ermgassen ist mit dem PDF Converter sehr zufrieden: „Nicht oft kommen Mitarbeiter bei mir vorbei und loben ein Produkt, so wie hier...“

Das sagt unser Kunde

"Mit dem SWING PDF Converter ist die E-Mail-Ablage deutlich transparenter und flexibler geworden. Bereits in der Einführungsphase waren alle Mitarbeiter sehr zufrieden." Werner Meyer zu Ermgassen
Leiter Informations- und Kommunikationstechnik Gesamtmetall

Über Gesamtmetall

Gesamtmetall (Gesamtverband der Arbeitgeberverbände der Metall- und Elektro-Industrie e. V.) ist der Zusammenschluss der Landesarbeitgeberverbände der deutschen Metall- und Elektroindustrie (M+E).

Besondere Arbeitsschwerpunkte des bundesweiten Branchen-Dachverbandes Gesamtmetall sind die Konzeption und Koordination gemeinsamer Aktivitäten der in ihr zusammengeschlossenen Verbände sowie die Kontaktpflege zu politischen Institutionen und zu den Medien auf der Bundesebene. Sitz des Verbandes ist Berlin.

Zum vollständigen Anwenderbericht "Gesamtmetall optimiert E-Mail-Ablage" (PDF-Datei).