Horn & Company mit TravelXpense

Horn & Company gibt TravelXpense von acceptIT den Zuschlag

Unternehmensberatung vereinfacht Prozesse und reportet automatisch

Unternehmensberater reisen sehr viel und generieren dabei viele Belege. Bei Horn & Company wurden die Kosten per Excel aufbereitet, die Belege manuell kontiert. Das kostete Zeit und war nicht revisionssicher. Mit TravelXpense von acceptIT sind die Reisekostenprozesse viel schlanker und dynamischer geworden.

Die Services der Unternehmensberatung werden überwiegend vor Ort beim Kunden erbracht. Das bringt für die Berater ein hohes Aufkommen an Reisezeiten und -kosten mit sich – einschließlich der mit der Abrechnung verbundenen Arbeitszeit, die besser für den Kunden genutzt werden sollte.

Belege gehen von Hand zu Hand
Bei Horn & Company, einer Top-Management-Beratung aus Düsseldorf, war das herkömmliche Handling der Reisekostenabrechnung ablösungsreif. Bis dahin erfolgten Reisekostenabrechnungen über ein Excel-Formular, das jede Woche in elektronischer Form auf dem Netzlaufwerk abgelegt werden musste. Ein Ausdruck des Formulars musste unterschrieben und zusammen mit den Belegen per Post in der Zentrale zur Belegkontrolle eingereicht werden.

Dieses manuelle Verfahren brachte mehrere Nachteile mit sich. Es war:

  • Umständlich: Die Erfassung in Excel machte es erforderlich, dass die Buchhaltung jeden einzelnen Beleg manuell in die Buchhaltungssoftware eingeben musste.
  • Unsicher: Die Revisionssicherheit war nicht gewährleistet – vom Reisekostenmanagement-Team mit den Beratern telefonisch vereinbarte Korrekturen ließen sich im Excel-Formular nicht ausreichend dokumentieren.
  • Zeitraubend: Das Erstellen von Reportings zur Entwicklung der Reisekosten war sehr zeitintensiv.
am 14 Januar 2009