panagenda iDNA

Wertvolle Reports aus Infrastruktur-Daten

Die panagenda Business Intelligence Lösung für Email, Anwendungen, Collaboration und Kommunikation bereitet vorhandene Datenmengen (Big Data) Ihrer IT-Infrastruktur visuell für Sie auf. Die Vorteile, die Sie mit unserer Hilfe erzielen können, sind vielfältig.

Vorteile von panagenda iDNA

  • Optimierung von Betrieb, Projektplanung und Business-Strategien
  • Analyse der effektiven Nutzung und Last
  • Reduktion von Lizenzkosten und anderen ineffizienten Ausgaben
  • Fakten-basierte Entscheidungen bei Cloud-, Server- oder Plattform-Migrationen, Konsolidierungen und der Modernisierung für mobile Geräte und Browser Clients
  • Analyse, Segmentierung und Priorisierung der Anwendungsnutzung (VIPs, Sales, bestimmte Regionen oder Client Typen etc.)
  • Optimierungen auf allen Ebenen: Clients (inkl. mobile Geräte), Server und Anwendungen

Die Möglichkeiten mit iDNA:

Management Informationen

iDNA liefert belastbare Informationen für Entscheidungen auf Management- und IT-Level. Faktenbasiertes Basiswissen über die IT-Infrastruktur ermöglicht eine effiziente Umsetzung Ihrer Pläne und Projekte. Mit aufbereiteten und visualisierten IT-Rohdaten sind Evaluierungen aus der Helikopterperspektive möglich. Die Interaktivität der Reports erlaubt ein jederzeitiges Abtauchen auf die Detailebene. Mit diesen Eigenschaften steigert iDNA für unsere Kunden maßgeblich die Effizienz bei agilen IT-Transformationen.

Systemdaten werden auf Client, Server und Anwendungsebene bei Ihnen vor Ort gesammelt und verarbeitet. Die Expertise unserer Entwickler und Consultants findet sich beim Data Mining und der Aufbereitung relevanter Rohdaten in iDNA wieder. So überzeugen iDNA Reports mit Antworten auf jegliche Fragestellungen zur Collaboration und Kommunikation in Unternehmen. Die Resultate werden verschiedenen Zielgruppen in verschiedenen Formaten zugänglich gemacht:

  • Management Information Dashboards, abrufbar über Browser und Mobilgeräte
  • PDF Berichte
  • Interaktive Reports im HTML5 Format

panagenda legt großen Wert auf das optische Erscheinungsbild in iDNA Dashboards und HTML5 Berichten. Sie sind optimiert für Touchscreens zur Nutzung auf Smartphones und Tablets wie iPhones und iPads. Dadurch konnten wir den Blick auf die eigene IT-Infrastruktur für viele unserer Kunden aufwerten und als das präsentieren, was sie ist: Die Basis vieler wichtiger Geschäftsprozesse.

panagenda iDNA hilft Ihnen dabei, die IT und Geschäftsprozesse zu analysieren und zukunftssicher zu optimieren.

Netzwerk und Infrastruktur Analyse

Der folgende Auszug aus einem iDNA Sample-Report zeigt das Gesamtbild einer Collaboration IT-Infrastruktur:

  • Von insgesamt über 58.000 Benutzern sind nur rund 51.000 aktiv
  • Von den 190.000 Datenbanken in der Infrastruktur, werden nur 94.000 benutzt (mit Clustering bleibt die Hälfte aller Datenbanken unbenutzt, außer ein Server fällt aus)
  • Nur 2 Millionen von 19 Millionen Ansichten sind indiziert

Diese drei Erkenntnisse sind für die Optimierung der Betriebskosten (TCO) von enormer Bedeutung und auch bei der Planung von Konsolidierungs- und Modernisierungsprojekten.

Die Kostenverteilung der Plattform verstehen

In den meisten Collaboration Landscapes sind im Schnitt 5-10% der Entitäten (Benutzer, Agenten, Archivierung, Fax etc.) für 70% der Gesamtlast verantwortlich. Die folgende Folie aus einem Beispielreport zeigt eine von uns analysierte Umgebung, in welcher mehr als 80% der Sessions, Downloads und Transaktionen auf 4,1% der Entitäten zurückzuführen sind:

Konsolidierungs-Potenzial nutzen

panagenda iDNA kann anhand der gesammelten Detail-Informationen Konsolidierungs-Potenzial einer IT-Umgebung aufzeigen. Die drei oben genannten Beispiele aus der Environmental Overview verdeutlichen die übersichtliche Darstellung von Informationen in iDNA.

Anwendungs und Infrastruktur Nutzung

Die so-genannte iDNA Bubble Chart bietet Ihnen wertvolle Einblicke in Ihr Collaboration-Environment:

  • Erkennen Sie sofort, wie lebendig Ihre Collaboration-Umgebung ist
  • Finden Sie genauestens heraus, welche Anwendungen wie von Benutzern genutzt werden, um z.B.
    • die am meisten/wenigsten genutzten Anwendungen zu identifizieren
    • Anwendungen , die ungewöhnlich viel Last erzeugen zu lokalisieren
    • nicht genutzte Anwendungen zu finden
  • Analysieren sie Lese- und Schreib-Aktivität (Verbraucher und Erzeuger) über Ihre gesamte Datenbank-Landschaft hinweg

Nutzungsdaten können mit HR-Daten angereichert werden. So kann ist zusätzlich eine Aufschlüsselung nach Benutzer-Typ möglich:

  • Top-Managern und VIPs
  • Geschäftszweige (z. B. Vertrieb oder Marketing)
  • Standorte

Email vs. Anwendungen 

Im folgenden Diagramm finden Sie Schlüssel-Statistiken (Sessions, Dokumenten-Reads, Dokumenten-Writes, Transaktionen, Netzwerk-Traffic und Dauer) gruppiert nach Datenbank-Typ. Die Visualisierung des Diagramms ist fokussiert auf User Mailfiles, Mail-in Datenbanken, Anwendungen und Client Overhead (z.B. neue Mails abrufen). Die interaktiven Filter-Optionen im Report erlauben auch andere Fokussierungen:

Checklisten und Schlüsselstatistiken im Zeitverlauf

panagenda iDNA wurde entwickelt, um wertvolle Informationen für Management und IT aufzubereiten. Reports für die IT umfassen unter anderem Deployment-Integrity, Securtiy-Checklisten und Timeline Diagramme über Schlüsselstatistiken. Das nachfolgende Diagramm zeigt Upload- und Download-Traffic im Zeitverlauf für eine bestimmte Reporting-Periode. Auffällig ist der Zeitpunkt als fast neun Mal so viel Download-Traffic entstanden ist (2,3 GB vs. 256 MB):

Kostenrechnung und Kostenverteilung

Transparente Plattform-Kosten-Verteilung und das Wissen, welche Anwendungen von welchen Geschäftszweigen genutzt werden bilden zwei wertvolle Anwendungsfälle:

Transparente Kosten in Collaboration Landscapes

In vielen Fällen wird die Summe der relevanten Plattformkosten pro Benutzer aufgeteilt um die durchschnittlichen Kosten pro Benutzer errechnen zu können. Nach über 10 Millionen analysierter Arbeitsplätze (“seats”) zeigte sich durchwegs, dass eine Minderheit ein Entitäten – wie Fax, Archivierung, Agenten oder komplexe Anwendungen – die Mehrheit der Ressourcen in Anspruch nimmt. Für pures Email und eine Hand voll Anwendungen sind die durchschnittlichen Kosten pro Benutzer ziemlich gering – sogar wenn man diese mit dem Cloud Betrieb vergleicht.

Angemessene Kostenrechnung

Die Fähigkeit unterscheiden zu können, zwischen gemeinsam genutzten (“shared”) Plattform-Kosten – z. B. Server Replikation, Clustering, Fax, Archivierung und Backup – und (geschäftszweigspezifischen) individuellen Kosten – z. B. Festplattenspeicher, Server-Last, Upload- und Download-Traffic – ist der Schlüssel für die Implementierung einer angemessenen Kostenrechnung. Des Weitern rückt dies die Kosten pro Benutzer, Geschäftszweig, Anwendung oder ähnlichen ins richtige Licht wenn es um Vergleiche geht mit Cloud-Angeboten oder anderen Plattformen.

Mit panagenda iDNA  können Sie einerseits endlich die Kostenstruktur Ihrer Collaboration-Umgebung durchblicken und andererseits auch gleich eine angemessene Kostenrechnung implementieren.

Konsolidierung

Bei einer gut durchdachten Konsolidierung geht es nicht nur darum, bessere Maschinen zu kaufen, sondern auch um nachhaltige Optimierung der Gesamt- und Betriebskosten (TCO).

Der folgende Auszug aus einem Report zeigt das mathematische Konsolidierungs-Potenzial in einer 15-Server-Infrastruktur: Dabei ist allerdings zu beachten, dass aus organisatorischen, geographischen oder rechtlichen Gründen manchmal nicht das volle Potenzial ausgeschöpft werden kann.

Primär ist es besonders wichtig, Auslastung und Nutzung der IT-Infrastruktur zu verstehen. Darauf aufbauend können optimale Benutzer-, Server- und Anwendungs-Cluster erstellt werden.

Danach können die Bandbreiten-Anforderungen kalkuliert werde, aufgeschlüsselt in Client-Server und Server-Server (wenn nicht zwischen vordefinierten Clustern: bestimmte Benutzer auf bestimmten Servern, bestimmte Anwendungen, bestimmte Abteilungen und dergleichen).

Cloud-Dimensionierung und Onboarding

Cloud Onboarding Projekte erfordern umfassende, systemspezifische Vorbereitungen. Analysen mit Tiefgang sind der Schlüssel zum Erfolg und garantieren darüber hinaus, dass auch das gesamte Potenzial der Cloud-Services ausgeschöpft wird. Wichtige Fragestellungen in diesem Zusammenhang sind:

  • Was ist unser derzeitiger Bandbreiten-Bedarf zwischen Benutzern, Servern, Anwendungen, Büros und Daten-Centern?
  • Welche Benutzer, Server, Anwendungen, Systeme können wir in die Cloud umsiedeln und in welchen Schüben?
  • Welche Objekte und Systeme bleiben vor Ort und wie wird sich der Traffic zu und von der Cloud auf diese auswirken?
  • Haben unsere Anwendungen Abhängigkeiten, die davor noch gelöst werden müssen?

Folgende Darstellung visualisiert die Bandbreiten-Ansprüche eines multinationalen Konzerns (basierend auf Informationen aus der IT-Infrastruktur angereichert mit geografischen Daten):

Cloud-Onboarding

Für die Cloud Onboarding Prozesse bietet Ihnen unsere Client Management und Optimierungslösung MarvelClient alle benötigten Funktionalitäten:

  • Analyse der Client-Landschaft (Verwendung lokaler Repliken, Detailinformationen über IBM Notes Versionen, Home-Server, Locations, Desktop Kacheln, Bookmarks und vieles mehr)
  • Massen-Änderungen für Bookmarks, Kacheln etc.
  • Standardisierungen der Client-Konfigurationen (weit über den Funktionsumfang von IBM Policies hinaus)
  • Reibungsloses und für den Endanwender unsichtbares Onboarding. Es ist keine Email oder sonstige Interaktion mit dem Benutzer erforderlich
  • Crossgrade: Von IBM Notes Rich Clients zu IBM Notes Browser Plugin Clients
  • Schnelles und effizientes Roaming für IBM Notes Browser Plugin Clients, auch für die IBM Connections Cloud

Migration

Eine Migration kann mitunter ein entmutigendes Vorhaben sein. Oft wird auch das volle Ausmaß der Abhängigkeiten unterschätzt. Soll nur Email auf eine neue Plattform migriert werden oder nur ein paar kleinere Anwendungen, dann handelt es sich um eine relativ einfache Herausforderung. Problematisch werden Migrationen, wenn

  • Sie Email und Anwendungen haben
  • Ihre Collaboration Umgebung schon eine langjährige Vergangenheit hat
  • Kostendruck besteht
  • Sie mit Performance-Problemen zu kämpfen haben
  • Sie sich für eine „alles in den Browser und aufs mobile Gerät“ Strategie entschieden haben
  • Sie Ihre Collaboration Umgebung generell einer Grundsanierung unterziehen wollen

In der Vergangenheit haben wir schon vielen Kunden bei Migrationen oder Transformationen in verschiedenen Richtungen geholfen:

  • IBM Notes und Domino “on premise” nach IBM Connections Cloud und SoftLayer für Anwendungen
  • Microsoft Exchange und Outlook nach IBM Notes und Domino, sowie umgekehrt
  • IBM Notes nach Microsoft Outlook und IBM Hawthorn (meist in Verbindung mit dem IBM Notes Browser Plugin)
  • IBM Notes Clients zu Browser Plugin Clients umwandeln
  • IBM Notes Rich Clients nach Virtual Desktop Infrastrukturen (VDI, Citrix und Windows Terminal Server)
  • Content von verschiedenen Quellen zu IBM Domino, IBM Connections und MS SharePoint

Schlüssel für eine effiziente Migration sind die richtigen Antworten auf die richtigen Fragen:

Wenn nur Email migriert werden soll (und Anwendungen auf der existierenden Plattform bleiben):

  • Welche Anwendungen sind mit Email über Interfaces im Notes Client verknüpft?
  • Welche Anwendungen haben kritische Abhängigkeiten mit Email (z.B. Signatur und Verschlüsselung)?
  • Welche Anwendungen sind mit Kalender, Todo oder dem Adressbuch verknüpft?

Wenn Anwendungen auch migriert werden sollen:

  • Welche Anwendungen  müssen zuerst migriert werden? Höchste Priorität haben meist jene, die vom oberen Management, den VIPs, dem Vertrieb und den meisten Benutzern genutzt werden
  • Welche Anwendungen formen aus Design-Perspektive ein Anwendungen-Cluster? Zum Beispiel alle Datenbanken die das CRM bilden
  • Welche Anwendungen sind wenig, welche außerordentlich komplex? Wieviel Aufwand würde eine Migration pro Anwendung in Anspruch nehmen?
  • Welche Anwendungen können unverändert bleiben, welche können ganz abgedreht werden und welche können auf Read-Only archiviert werden?

Die oben genannten sind nur die prominentesten Beispiele für die vielen Fragen die sich auftun. Von der initialen Analyse bis hin zur Durchführung des kompletten Migrations-Projekts profitieren Kunden von unseren Lösungs-Portfolio und unserer Consulting-Expertise.

Security und Audits

Collaboration und Kommunikations-Landschaften sind Gegenstand interner Richtlinien, Security und Compliance Regulierungen.

All das erfordert regelmäßige Überprüfungen. Von Zugriffsrechten, über bestimmte Einstellungen, Events und Inkonsistenzen, zu möglichen Problemen (sowohl für interne Ansprüche, als auch für jene des Auditors).

Solche Analysen können auch nur im Bedarfsfall ausgeführt werden. Unser Lösungs-Portfolio sowie auch unserere Business Intelligence Expertise umfasst Client, Server, Anwendungen, Collaboration und Kommunikation. Wir können bis ins kleinste Detail gehen oder Ihnen den richtigen Überblick verschaffen.

Die folgende Visualisierung zeigt die Ergebnisse eines detaillierten forensischen Kunden-Engagements, bei welchem die Quelle für eine potenzielle Informationslücke identifiziert werden sollte:

Jede Blase in der Graphik darüber repräsentiert einen einzigen Benutzer, der Zugriff auf eine Bestimmte Anzahl an Datenbanken hat. Jedem Datenbanktypen wurde eine bestimmte Farbe zugewiesen (welche in der Legende zu finden ist). Insgesamt wird hier die Aktivität von 5.000 Benutzern innerhalb einer IBM Domino Collaboration Umgebung visualisiert. Sogar am ersten Blick stellt sich dabei schon heraus, dass ein Benutzer Zugriff zu einer auffällig großen Anzahl an End-Benutzer Mailfiles hat.

Abgesehen vom oben gezeigten Beispiel kann so eine Untersuchung sowohl Management als auch IT mit wertvollen Reports versorgen (on-demand oder auf regelmäßiger Basis). Lizenz Analysen stellen dabei ein weiteres Beispiel dar. Wir freuen uns schon darauf mit Ihnen über Ihre Anforderungen zu sprechen!

Compliance

Mit unsereren Stand-Alone Lösungen kann eine Vielzahl an Problemstellungen bewekstelligt werden. panagenda iDNA kann darüber hinaus alle Informationen unserer anderen Lösungen und noch weiterer Quellen zusammenführen und aufbereiten. Das ermöglicht ein genaues, umfassendes und permanentes Monitoring Ihrer kompletten Collaboration und Kommunikations-Umgebung:

  • Verfügt Ihr Unternehmen über die richtige Anzahl und den richtigen Typ von Lizenzen bezogen auf die installierte und genutzte Software?
  • Implizit kann eine solche Analyse auch Sparpotenzial enthüllen indem Überlizenzierung und sub-optimale Lizenzierung sofort entdeckt wird
  • Wer hat Zugriff auf sensible Anwendungen oder Mail-Datenbanken?
  • Welche Benutzer haben lokale Repliken von sensiblen Anwendungen oder Mail-Datenbanken (auch wenn in der Zwischenzeit die Zugriffsberechtigungen am Server nicht mehr gegeben sind)?
  • Entsprechen die Zugriffsrechte auf kritische Anwendungen den Erwartungen?
  • Identifizieren Sie problematische Kommunikations- und Collaboration-Muster mit Extern
  • Finden Sie ungewöhnliche Aktivitäten
  • Finden Sie verwaiste Anwendungen, Mail Files und Benutzer-Accounts

Die oben genannten sind nur ein paar Beispiele der Analysen die wir ausführen können für alle Kunden auf der ganzen Welt.

E-Mail-Analyse

E-Mail Kommunikation findet zwischen einer Vielzahl an Clients und Plattformen statt und betrifft End-Benutzer, Anwendungen und Systeme:

  • IBM Notes Rich Clients
  • Browser Clients über IBM iNotes
  • IBM Domino Servers und Anwendungen
  • IBM Traveler für mobile Geräte
  • Microsoft Outlook und Microsoft Exchange
  • Blackberry Enterprise Server

Mit panagenda iDNA können Sie den Wert Ihrer Daten für eine große Zahl an Anwendungsfällen optimal nutzen. Zum Beispiel:

  • Dem Management ein Dashboard zur Verfügung stellen, wo der Email-Verkehr innerhalb und außerhalb der Geschäftszeiten visualisiert ist (an Wochentagen und am Wochenende)
  • Interne Kommunikationsmuster untersuchen (zwischen Ländern, Standorten und Abteilungen)
    Sehr wichtig für Social-Enablement: Leute, die häufig mit anderen kommunizieren, profitieren am meisten von einer gemeinsamen Community
  • Analysieren Sie die Kommunikations-Muster mit z. B. Kunden und Lieferanten.
    Ebenfalls sehr wichtig für Social-Enablement und Profit-Maximierung: In vielen Unternehmen arbeiten oft mehrere Personen unwissentlich mit denselben Kunden
  • Erstellen Sie Berichte für das gesamte Unternehmen, pro Land, Standort oder Abteilung über
    • Email-Anzahl und –Volumen
    • Rezipientenzahl
    • Am öftesten auf externe Domains gesendet
      Am öftesten von externen Domains erhalten
  • Vergleichen Sie Email-Nutzung zwischen Rich Clients, Browser Clients und mobilen Geräten

Die folgende Grafik stellt ein Management-Informations-Systems dar, welches das Email-Aufkommen innerhalb und außerhalb der Geschäftszeiten an Wochentagen visualisiert (die Namen der Geschäftszweige wurden aus dem Screenshot entfernt):

Die Visualisierung unten zeigt die Email-Anzahl, die mit externen Domains ausgetauscht wurde (Senden und Empfangen kombiniert). Je größer die Blase, desto mehr Emails. Auf dem ersten Blick ist ersichtlich, dass die prominentesten Domänen us.ibm.com und panagenda.com sind (abgesehen von den anonymisierten Blasen), gefolgt von LinkedIn, Gmail und Hotmail.

Next Generation Communication

Wer kommuniziert mit wem? Zentrale Informationen zu dieser Frage zu haben, bildet für uns die Basis für die „Next Generation Communication“:

Meistens ist es extrem wertvoll, wenn man in einer Korrespondenz mit Kunden genau weiß, mit welchen Mitarbeitern dieser Kunde bereits kommuniziert hat. Diese Information könnten automatisch vom Ihrem Client zur Verfügung gestellt werden. Die Aufbereitung der iDNA Daten im Client und Präzisierungen (nur gleiche Abteilung, ähnliche Rolle im Unternehmen, wie Vertrieb, Marketing etc.) lassen sich unternehmensspezifisch individualisieren.

Des Weiteren kann Ihr Client automatisch für Sie Communities erstellen, die alle relevanten Kollegen und Emails beinhalten. Derart intelligente Prozesse heben die Zusammenarbeit mit Kunden und Kontakten auf ein völlig neues Level: Social Business.

Next Generation Collaboration

Social Collaboration entwickelt sich ständig weiter. Vor zehn Jahren ging es noch ausschließlich um Anwendungen, Workflows, Email und Kalender. In der heutigen Zeit liegt das Hauptaugenmerk von Unternehmen auf neueren, smarteren, schnelleren und weniger belastenden Arbeitsmethoden. Die stetig wachsende Zahl an Systemen, Geräten, Informationen und Daten wird immer schwieriger zu bewältigen.

Die im vorigen Punkt (Next Generation Communication) beschrieben Anwendungsfälle existieren auch für Collaboration Daten:

Die Analyse, welche Endbenutzer oder Abteilungen ähnliche (nicht nur die gleichen) Anwendungs-Gruppen benutzen, ermöglicht den Aufbau von Social Collaboration Clustern. Diese können schnell und einfach erstellt werden und erleichtern die täglichen Arbeitsprozesse für Ihre Mitarbeiter enorm.

Für die Inhaber von Anwendungen und Content Manager sind detaillierte Informationen über die Nutzung der Anwendungs-Landschaft von außerordentlichen Wert. Mit iDNA können diese Informationen zudem von der Unternehmensebene bis zur Abteilungsebene aufgeschlüsselt werden.

Oft teilen Personen Informationen nur mit Kollegen, mit denen sie ohnehin ständig zusammenarbeiten. Das stellt die größte Herausforderung für Social Collaboration dar. Der Zweck von Social Collaboration ist die Maximierung des relevanten Informationsfluss und damit der Effizienz in der Zusammenarbeit im Unternehmen.

Mit Hilfe bereits vorhandener Collaboration Daten und panagenda iDNA können Arbeitsprozesse deutlich effektiver gestaltet werden. Durch zielgerichtetes Konzentrieren der Energie und des Wissens aller Mitarbeiter und Optimierung der Informationsflüsse ergibt sich eine wesentliche Steigerung der Produktivität.

Anwendungs-Modernisierung

Segmentierung ist der Schlüssel effizienter Anwendungs-Modernisierungen. Bei vielen Anwendungen ist eine spezifische Modernisierungsstrategie je nach Anwendungstyp wesentlich kostenschonender.

panagenda iDNA unterstützt Sie beim Segmentieren Ihrer Anwendungen in folgende Kategorien (Modernisierungsaufwände ansteigend von oben nach unten):

  • Retirement
  • Archivierung
  • Unverändert lassen
  • Webifizierung (klassisch/XPages)
  • Überarbeitung (für IBM Notes Clients)
  • Neuentwicklung
  • Neuentwicklung inkl. Content-Migration

Ergänzend hilft Ihnen unsere Anwendungsdesignanalyse unter anderem bei

  • der Berechnung des Aufwands
  • dem Bestimmen der Zielplattformen
  • der Identifikation von Risiken im Zuge der Modernisierung

In Kombination mit panagenda MarvelClient  können Sie auch herausfinden, welche Anwendungen lokale Repliken haben. Dadurch lassen sich Modernisierungs-Strategien um einen weiteren Aspekt optimieren.

Lizenz-Audits und -Optimierungen

Lizenz-Audits und -Optimierungen bestehen aus bis zu vier Schritten:

  • Bestimmung der aktiven vs. der registrierten Rich Client User
  • Bestimmen jener aktiven vs. registrierten Benutzer, die nur vom Browser aus auf Datenbanken zugreifen
  • Bestimmung der benötigten Messaging vs. Enterprise Lizenzen: Welche Rich Client vs. Browser Benutzer haben nur Zugriff auf Mailfiles und auf Anwendungen, die auf Standard-Templates (Ausnahme: Teamroom) basieren
  • Berechnung des optimalen Lizenzierungs-Models für Server und Clients

panagenda iDNA vereinfacht für Sie die Analyse von Rich Client und Browser Nutzungsdaten wesentlich. Damit helfen wir Ihnen dabei, die optimalen Lizenzierungs-Optionen für Ihre IT-Infrastruktur zu finden.