acceptIT TravelXpense

Digitalisiert Ihren Reisekostenprozess

TravelXpense beschleunigt und vereinfacht den Reisekostenprozess durch die Digitalisierung aller Daten - vom Reiseantrag bis hin zur Übergabe der digitalen Daten per Schnittstelle an die Buchhaltungssoftware. TravelXpense erleichtert die Dateneingabe, prüft und berechnet Pauschalen und bildet sicher das deutsche Reisekostenrecht ab. Für eine zusätzliche Entlastung der Mitarbeiter sorgt TravelXpense durch integrierte Genehmigungs- und Benachrichtigungsverfahren.

Das bringt TravelXpense für Sie

  • Aktualität
    kontinuierliche Anpassungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Reisekostenabrechnung
  • Standortunabhängiges Arbeiten
    Bedienung und Administration per IBM Notes Client oder Browser
  • Mitarbeiterentlastung
    Reduktion von administrativen Tätigkeiten für IT, Buchhaltung und den reisenden Mitarbeiter
  • Transparenz
    Aktueller Stand der Bearbeitung ist jederzeit (für alle Berechtigten) einsehbar und nachvollziehbar
  • Vereinfachung
    Einfache Handhabung und erleichterte Dateneingabe durch vorausgefüllte Felder, Auswahllisten und automatische Berechnungen.
  • Digitalisierung
    Dezentrale Erfassung der Daten und Weitergabe per Exportschnittstellen - Vermeidung von Mehrfacheingaben, Papierformularen oder Tabellen.
  • Beschleunigung
    Unterbrechungsfrei digitaler Workflow mit automatischen Benachrichtigungen und Anstoßen der nächsten Bearbeitungsschritte
  • Kostenersparnis
    durch Entlastung aller beteiligten Mitarbeiter und Straffung des Reisekostenprozesses

Kostentreiber bei der Reisekostenabrechnung

Die Abrechnung von Reisekosten ist ein komplexer, abteilungsübergreifender Prozess. Die Beantragung, Genehmigung, Abrechnung und Verbuchung der Geschäftsreisen kostet viel Zeit und Personal. Die „klassischen“ Kostentreiber und Fehlerquellen in dem Prozess sind:

  • Fehlende Transparenz (Bearbeitungsstatus? Fehlen Daten? Wer genehmigt? Wer bearbeitet?)
  • Ungestützte manuelle Eingaben (Excel-Tabellen!)
  • Keine Plausibilitätsprüfungen
  • Ungenügender Support von Fremdwährungen (Umrechnung per Taschenrechner!)
  • Fehlendes Genehmigungsverfahren
  • Schnittstellen fehlen (Mehrfache Eingaben der gleichen Daten an unterschiedlichen Stellen!)

TravelXpense beschleunigt den Prozess und senkt Kosten

TravelXpense beseitigt die klassischen Kostentreiber und Fehlerquellen. Alle relevanten Parameter werden berücksichtigt: Mitarbeiter, Vorgesetzte, Stellvertreter, Prüfstellen sowie Finanz- und Lohnbuchhaltung sind feste Größen. Belegarten und Konten sind in TravelXpense bereits vordefiniert und erleichtern die Inbetriebnahme.

Für Transparenz und Aktualität werden die Daten in einer Datenbank abgelegt – über Zugriffsrechte wird vorher definiert, wer welche Daten einsehen bzw. bearbeiten kann.

Wie der Workflow im Detail aussieht, können Sie ganz einfach für Ihr Unternehmen konfigurieren. Im Rahmen der Wartung wird TravelXpense immer an die aktuellen gesetzlichen Vorgaben angepasst.

 

Reisekosten mit acceptIT TravelXpense abrechnen - so geht's (Youtube)

 

Beispiele: So arbeiten Sie mit acceptIT TravelXpense

Bitte gehen Sie mit der Maus über die Screenshots, um Detail-Informationen anzuzeigen.

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acceptIT TravelXpense: Chronologische Übersicht der Reisekostenabrechnungen eines Benutzers inklusive Status und Summen

 

acceptIT TravelXpense: Chronologische Übersicht der Reisekostenabrechnungen eines Benutzers inklusive Status und Summen

TravelXpense zieht Benutzerdaten aus dem Personenprofil hinzu und berechnet automatisch die Pauschalen auf Basis der eingetragenen Reisedaten und der Informationen aus der Parameterdatenbank.

Eine Konfiguration des Systems ermöglicht die Verwendung von "Reisezweck" mit Kostenträgerinformationen (auch als Freitext konfigurierbar).

Wenn eine mehrtägige Reise beantragt wird, kann der Antragsteller selbstverständlich auch Daten zur Übernachtung sowie geplante Reisemittel angeben, zu denen TravelXpense die in der Parameterdatenbank hinterlegten Kilometergelder errechnet.

Über die Funktions-Buttons (oben) kann der Antrag zur weiteren Bearbeitung gespeichert, eingereicht oder storniert bzw. die Erstattung berechnet werden. Hier kann die geplante Reise auch im Kalender des Benutzers eingetragen werden.

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acceptIT TravelXpense: Anlegen und Bearbeiten einer Reisekostenabrechnung durch den reisenden Mitarbeiter
Dieses kann auch an einen Stellvertreter (z.B. Team-Assistentin) delegiert werden.

 

acceptIT TravelXpense: Anlegen und Bearbeiten einer Reisekostenabrechnung

Beim Anlegen einer Reisekostenabrechnung erzeugt acceptIT TravelXpense die Personendaten und die Abrechnungsnummer automatisch aus dem hinterlegten Personenprofil. Über die Auswahl "Name" können Abrechnungen in Stellvertretung für andere Mitarbeiter angelegt und bearbeitet werden.

Reisekostenpositionen, Bewirtungskosten und Auslagen werden in der zutreffenden Eingabemaske erfasst. Die Reisekosten können direkt Projekten und Kostenträgern zugeordnet werden.

Auf Grundlage des deutschen Reisekostenrechts und mithilfe der in der Parameterdatenbank hinterlegten Informationen zu den jeweiligen Länderpauschalen werden die Verpflegungspauschalen durch das System errechnet. Abzüge für erhaltene Mahlzeiten werden entsprechend der gesetzlichen Regelungen berücksichtigt.

Auch Auslagen und Bewirtungen, die in Fremdwährungen getätigt wurden, können hier erfasst werden. Sie werden entsprechend des tagesgültigen Wechselkurses in Euro umgerechnet bzw. mit buchhalterisch notwendigen Informationen für die Buchung erfasst.

Über die Funktionsleiste (oben) können die erfassten Positionen der Reisekostenabrechnung in einer Übersicht angezeigt und gedruckt, sowie der Status geändert und der Bearbeitungs-Workflow initiert werden. Hier zum Beispiel "Einreichen" für weitere Bearbeiter, Vorgesetze oder die Buchhaltung. Auf Basis des integrierten Benachrichtigungs-Konzepts werden die entsprechenden Personen/Stellen über Statusänderungen, wie "Genehmigen" bzw. "Abrechnen" (oder auch "Ablehnen" oder "Zurücksetzen" für eine Überarbeitung durch den Benutzer) automatisch per E-Mail informiert.

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acceptIT TravelXpense: Ansicht/Übersicht der Reiseanträge eines Benutzers
Die Daten aus den Reiseanträgen können in die spätere Abrechnung nach erfolgter Dienstreise ganz einfach übernommen werden.

 

acceptIT TravelXpense: Ansicht/Übersicht der Reiseanträge eines Benutzers

Die Daten aus den Reiseanträgen können in die spätere Abrechnung nach erfolgter Dienstreise ganz einfach übernommen werden. acceptIT TravelXpense zeigt in der der chronologischen Übersicht über beantragte Reisen eines Benutzers inklusive Status (eingereicht/genehmigt/abgelehnt).
Weitere Ansichtsoptionen können linksseitig ausgewählt werden.

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TravelXpense: Eingabemaske für einen Reiseantrag.
TravelXpense übernimmt die Daten des Antragstellers aus dem hinterlegten Personenprofil (Name, Personalnummer, Vorgesetzter etc.) und berechnet automatisch die Pauschalen.

 

TravelXpense: Eingabemaske für einen Reiseantrag

TravelXpense zieht Benutzerdaten automatisch aus dem Personenprofil hinzu und berechnet die Pauschalen auf Basis der eingetragenen Reisedaten und der in der Parameterdatenbank hinterlegten Informationen.

Eine Konfiguration des Systems ermöglicht die Verwendung von "Reisezweck" mit Kostenträgerinformationen (auch als Freitext konfigurierbar). Wenn eine mehrtägige Reise beantragt wird, kann der Antragsteller selbstverständlich Daten zur Übernachtung sowie geplante Reisemittel angeben, zu denen TravelXpense die in der Parameterdatenbank hinterlegten Kilometergelder errechnet.

Über die Funktions-Buttons (oben) kann der Antrag zur weiteren Bearbeitung gespeichert, eingereicht oder storniert bzw. die Erstattung berechnet werden. Hier kann für die geplante Reise auch ein automatischer Eintrag im Kalender des Benutzers erzeugt werden.

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TravelXpense: hinterlegte Belegarten
Informationen zu Belegarten sind in der Parameterdatenbank hinterlegt.

TravelXpense: hinterlegte Belegarten

In der Parameterdatenbank sind Informationen hinterlegt, mit denen z. B. Pauschalen und Auslagen automatisch berechnet werden.

Hier zum Beispiel eine Liste der Belegarten, die individuell erweitert werden kann. Die Belege enthalten auch buchhalterische Informationen (Kontonummer). Unter "Globale Konten" werden die Kontoinformationen für die Reisekosten erfasst.

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TravelXpense: Berechnung von Pauschalen
Die Berechnung der Pauschalen erfolgt auf Basis der in der Parameterdatenbank hinterlegten Informationen.

acceptIT TravelXpense: Berechnung von Pauschalen

In der Parameterdatenbank von acceptIT TravelXpense werden unter „Pauschalen nach… Alle Länder“ die vom Gesetzgeber vorgegebenen Pauschalen nach Land und Abwesenheitszeit (anpassbar) vorgehalten. Änderungen werden in der Software sofort berücksichtigt.

acceptIT TravelXpense Screen7

acceptIT TravelXpense: automatische Umrechnung von Reisekosten in Fremdwährung
acceptIT TravelXpense liest die Währungskurse tagesaktuell ein, hält diese vor und unterstützt den Benutzer durch systemgeführte Umrechnungen von Auslagen und Bewirtungskosten in Fremdwährung.

acceptIT TravelXpense: Automatische Umrechnung von Reisekosten in Fremdwährung

Ebenfalls in der Parameterdatenbank (Ansicht "Währung nach... Name") hält TravelXpense die Wechselkursinformationen vor. Sie werden automatisch und täglich aktuell eingelesen.

Der Benutzer kann beim Erfassen von Auslagen oder Bewirtungskosten, die er in Fremdwährung gezahlt hat, auf die Kurse, die an dem Tag der Auslage gültig waren, zugreifen und die systemgeführte Umrechnung für seine Reisekosten-Erstattung vornehmen.

 

Für weitere Informationen beachten Sie bitte auch die TravelXpense Produktseite: TravelXpense.de