acceptIT TravelXpense

Digitalisiert Ihren Reisekostenprozess

TravelXpense beschleunigt und vereinfacht den Reisekostenprozess durch die Digitalisierung aller Daten - vom Reiseantrag bis hin zur Übergabe der digitalen Daten per Schnittstelle an die Buchhaltungssoftware. TravelXpense erleichtert die Dateneingabe, prüft und berechnet Pauschalen und bildet sicher das deutsche Reisekostenrecht ab. Für eine zusätzliche Entlastung der Mitarbeiter sorgt TravelXpense durch integrierte Genehmigungs- und Benachrichtigungsverfahren.

Das bringt TravelXpense für Sie

  • Aktualität
    kontinuierliche Anpassungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Reisekostenabrechnung
  • Standortunabhängiges Arbeiten
    Bedienung und Administration per IBM Notes Client oder Browser
  • Mitarbeiterentlastung
    Reduktion von administrativen Tätigkeiten für IT, Buchhaltung und den reisenden Mitarbeiter
  • Transparenz
    Aktueller Stand der Bearbeitung ist jederzeit (für alle Berechtigten) einsehbar und nachvollziehbar
  • Vereinfachung
    Einfache Handhabung und erleichterte Dateneingabe durch vorausgefüllte Felder, Auswahllisten und automatische Berechnungen.
  • Digitalisierung
    Dezentrale Erfassung der Daten und Weitergabe per Exportschnittstellen - Vermeidung von Mehrfacheingaben, Papierformularen oder Tabellen.
  • Beschleunigung
    Unterbrechungsfrei digitaler Workflow mit automatischen Benachrichtigungen und Anstoßen der nächsten Bearbeitungsschritte
  • Kostenersparnis
    durch Entlastung aller beteiligten Mitarbeiter und Straffung des Reisekostenprozesses

Kostentreiber bei der Reisekostenabrechnung

Die Abrechnung von Reisekosten ist ein komplexer, abteilungsübergreifender Prozess. Die Beantragung, Genehmigung, Abrechnung und Verbuchung der Geschäftsreisen kostet viel Zeit und Personal. Die „klassischen“ Kostentreiber und Fehlerquellen in dem Prozess sind:

  • Fehlende Transparenz (Bearbeitungsstatus? Fehlen Daten? Wer genehmigt? Wer bearbeitet?)
  • Ungestützte manuelle Eingaben (Excel-Tabellen!)
  • Keine Plausibilitätsprüfungen
  • Ungenügender Support von Fremdwährungen (Umrechnung per Taschenrechner!)
  • Fehlendes Genehmigungsverfahren
  • Schnittstellen fehlen (Mehrfache Eingaben der gleichen Daten an unterschiedlichen Stellen!)

TravelXpense beschleunigt den Prozess und senkt Kosten

TravelXpense beseitigt die klassischen Kostentreiber und Fehlerquellen. Alle relevanten Parameter werden berücksichtigt: Mitarbeiter, Vorgesetzte, Stellvertreter, Prüfstellen sowie Finanz- und Lohnbuchhaltung sind feste Größen. Belegarten und Konten sind in TravelXpense bereits vordefiniert und erleichtern die Inbetriebnahme.

Für Transparenz und Aktualität werden die Daten in einer Datenbank abgelegt – über Zugriffsrechte wird vorher definiert, wer welche Daten einsehen bzw. bearbeiten kann.

Wie der Workflow im Detail aussieht, können Sie ganz einfach für Ihr Unternehmen konfigurieren. Im Rahmen der Wartung wird TravelXpense immer an die aktuellen gesetzlichen Vorgaben angepasst.

 

Beispiele: So arbeiten Sie mit acceptIT TravelXpense

Bitte klicken Sie auf die Grafik, um Detailinforamationen aufzurufen.

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acceptIT TravelXpense: Chronologische Übersicht der Reisekostenabrechnungen eines Benutzers inklusive Status und Summen

 

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acceptIT TravelXpense: Anlegen und Bearbeiten einer Reisekostenabrechnung durch den reisenden Mitarbeiter

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acceptIT TravelXpense: Ansicht/Übersicht der Reiseanträge eines Benutzers

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TravelXpense: Eingabemaske für einen Reiseantrag

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TravelXpense: hinterlegte Belegarten

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TravelXpense: Berechnung von Pauschalen

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acceptIT TravelXpense: automatische Umrechnung von Reisekosten in Fremdwährung

 

 

Für weitere Informationen beachten Sie bitte auch die TravelXpense Produktseite: TravelXpense.de