acceptIT Smartfiling

Integriert eingehende E-Mails praxisorientiert ins DOCHOUSE CRM

Die E-Mail ist das führende Kommunikationsmedium im Unternehmen. Umso bedeutender ist die Integration des E-Mail-Verkehrs in das DOCHOUSE CRM System. Während Ausgangsmails direkt aus DOCHOUSE CRM versendet werden, stellt die Verarbeitung und Integration der Eingangsmails größere Herausforderungen an das CRM-System, da diese direkt in der persönlichen Maildatei des Benutzers landen.

Zeitnahe Ablage und Verarbeitung geschäftsrelevanter E-Mails, Zugriffsrechte für sensible E-Mails, E-Mail Benachrichtigungen für opportune Empfänger, Massenverarbeitung nach Abwesenheit, Nutzung der Ablagemöglichkeiten in elektronische Ordner oder Zuordnung in Projektstrukturen, Initiierung von Workflows sind Beispiele komplexer Herausforderungen an die tägliche Überführung von Eingangsmails nach DOCHOUSE.
Mit hoher Disziplin und einem gewissen zeitlichen Aufwand kann der Anwender hierdurch allerdings den größten Nutzen aus der Arbeit mit DOCHOUSE erzielen. Mit DOCHOUSE CRM ist das ausschließlich am Notes-Client möglich.

acceptIT Smartfiling ist eine praxisorientierte Lösung zur Prozessverbesserung im Bereich E-Mail-Management für DOCHOUSE CRM Anwender. Durch Anlegen einer Ordnerstruktur in der persönlichen Maildatei und der zugehörigen Funktionalität ermöglicht das Zusatzmodul die Abarbeitung vordefinierter Jobs.

Eingehende und ausgehende E-Mails werden per Drag & Drop in die entsprechenden persönlichen Mail-Ordner verschoben, durch vordefinierte Routinen abgearbeitet und stehen innerhalb kurzer Zeit in DOCHOUSE zur Verfügung.

Eine neue Ablage-Spalte im persönlichen Posteingang lässt den Anwender sofort erkennen, ob eine E-Mail bereits im CRM System vorhanden ist. Eine Info-Mail-Historie dokumentiert, wer an wen und wann, eine Info-Mail gesendet hat.

acceptIT Smartfiling bietet dem Anwender eine Geräte- und Clientunabhängigkeit. Die Funktionalität steht überall dort zur Verfügung, wo auf die persönlichen Mail-Ordner zugegriffen werden kann.

Die Vorteile von acceptIT Smartfiling

  • Nutzung der Mail-Ordner für Übergabe an DOCHOUSE per Drag & Drop
  • Verknüpfung mit „Jobs“ für DOCHOUSE-Ablage
  • Zentrale Definition der „Jobs“ in der Smartfiling Datenbank
  • Automatische periodische Abarbeitung
  • Geräte- und Clientunabhängigkeit
    (Notes Standard/Basic Client, iNotes, Blackberry, Smartphones, Tablets)
  • Massenverarbeitung nach Abwesenheiten
  • Keine Anpassung an der Mail-Schablone nötig
  • Zeitersparnis in der täglichen Arbeit

Die Funktionen von acceptIT Smartfiling

  • DOCHOUSE konforme Ablage von E-Mails (eingehende und ausgehende)
  • Benachrichtigungen (Info-Mail, Aktivitäten, Standard-Workflows)
  • Setzen von Gelesen/Ungelesen Markierungen
  • Unterstützung mehrerer DOCHOUSE Mandanten
  • Nutzung sämtlicher Ablage Informationen
    (Ordner, Kategorien, Opportunities, Projekte)
  • Vergabe von Zugriffsberechtigungen