acceptIT Crawler

Integriert Informationen, Dateien und Know-how in Ihr IBM Connections

IBM Connections scheint für viele Mitarbeiter im ersten Moment nur mehr Arbeit mit sich zu bringen anstatt zu unterstützen. Wichtige Informationen oder Dateien verbleiben in den Quellsystemen, weil der Aufwand zu hoch ist und die Zeit fehlt, diese in IBM Connections manuell hochzuladen bzw. zu veröffentlichen. Viele Vorteile, zum Beispiel die mobile Verfügbarkeit aller IBM Connections Inhalte,  kommen so gar nicht zur Geltung. Hier setzt der acceptIT Crawler an.

accepIT Crawler hilft Ihnen dabei, IBM Connections zu Ihrem Single Point of Informationen zu machen: Mit automatischen Posts, Datei-Uploads und der Migrationen strukturierter Inhalte aus Ihren IBM Domino- und REST-fähigen Anwendungen!

acceptIT Crawler Beispielanwendung Change Request Datenbank anbinden2

acceptIT Crawler Anwendungsbeispiel: Anbindung einer Change Request Datenbank

Single Point of Informationen statt Add-on

Mit dem acceptIT Crawler werden die in den bestehenden Anwendungen vorhandenen Daten selektiv nach IBM Connections überführt - ob als Blog-/Wiki- oder Forumseintrag, als To-Do einer IBM Connections Activity oder als Information in den User-Stream eines Mitarbeiters.

Die Informationsdichte von IBM Connections steigt mit acceptIT Crawler automatisch rasant an und die Anwendung wird so zum attraktiven Single Point of Information, über den jeder Mitarbeiter seine Arbeit koordinieren und durchführen kann.

Mit dem acceptIT Crawler ist es ganz einfach, neueste Anfragen aus dem CRM-System, Tickets aus dem Support-Tool oder einen neuen Reisekostenantrag aus der Reisekostensoftware in den Activity Stream des nächsten Bearbeiters zu posten. Per Embedded Experience kann das Dokument dann direkt aus IBM Connections heraus im Quellsystem geöffnet und bearbeitet werden. Auch das individuelle Arbeiten mit IBM Connections (eigene Beiträge verfassen, an Diskussionen teilnehmen etc.) und die Zusammenarbeit auf Abteilungs- oder Projektebene per Communitys, Docs oder Meetings wird dann schnell zum alltäglichen Doing.

Quelle und Ziel in IBM Connections konfigurieren, Kriterien festlegen, fertig!

Im acceptIT Crawler werden Datenquellen konfiguriert, aus denen nach definierten Kriterien Informationen ausgelesen werden. Kriterien können zum Beispiel die Neuerstellung eines Dokumentes oder eine Statusänderung im laufenden Projekt sein. Die Regeln können entweder zentral oder individuell durch Benutzer definiert werden.

An welcher Stelle in IBM Connections diese Informationen veröffentlicht werden sollen, wird ebenfalls konfiguriert. Die Posts können in allen Elementen von IBM Connections erfolgen: User-Stream, Community-Stream, Blogs, Wikis, Foren, Dateien und Aktivitäten. acceptIT Crawler unterstützt dabei, wenn gewünscht, auch das „Posten im Namen von“.

Datenschutz und Sicherheit

Datenschutz und Sicherheit sind mit dem acceptIT Crawler selbstverständlich gewährleistet: Es kann immer nur derjenige ein Dokument (z.B. aus dem Activity Stream oder einer Community heraus) öffnen, der auch im Quellsystem über entsprechende Rechte verfügt. Es kann außerdem definiert werden, ob die Neuigkeit in einer oder in mehreren Communitys von IBM Connections veröffentlicht werden soll – entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt.

Quellsysteme und IBM Connections Installation bleiben unangetastet

Die Quellsysteme und Ihre Connections-Installation bleiben unangetastet. Sie installieren lediglich den acceptIT Crawler und konfigurieren ihn anschließend entsprechend Ihren individuellen Anforderungen.

acceptIT Crawler Funktionsübersicht

  • Veröffentlichung von Änderungen und Aktualisierungen in den Quellsystemen
  • Hochladen von Dokumenten in Communitys, Ordner und Activity Streams von IBM Connections
  • Direktes Öffnen und Bearbeiten von Quelldokumenten aus dem Activity Stream heraus (Embedded Experience)
  • Automatische Aktualisierung von Dateien, die sich im Quellsystem geändert haben
  • Dateien und Informationen per IBM Connections/IBM Connections Apps für mobile Endgeräte zur Verfügung stellen, ohne die Quellanwendung modernisieren zu müssen
  • Automatisches Hochladen von Anhängen, z. B. in Wikis, Foren, Blogs oder Aufgaben
  • Tagging für bessere Auffindbarkeit
  • Aktualisierung von bereits in IBM Connections enthaltenen Blogs, Wikis, Foren und Aufgaben, inklusive der Versionierung (falls vorhanden)
  • Posten im Namen „echter” Personen

acceptIT Crawler: Ihr Nutzen

acceptIT Crawler macht Ihr IBM Connections zum Single Point of Information durch automatische mit Informationsintegration aus  den verschiedensten Quellsystemen. So haben Sie mit IBM Connections immer alles Wichtige automatisch im Blick.