E-Mailarchivierung - wollen Sie es wirklich darauf ankommen lassen?

Schonfrist ist vorbei

Was soll schon Schlimmes passieren? Sie waren noch nie in der Situation, aufbewahrungspflichtige Dokumente nicht vorweisen zu können? Schätzen Sie sich glücklich! Denn meistens steht ein Streitfall dahinter – und das kann schnell richtig teuer werden. Dabei ist das rechtskonforme Archivieren von E-Mails so einfach - und muss nicht viel kosten.

Wenn Sie archivierungspflichtige E-Mails nicht aufbewahrt haben, stehen Sie seit dem ersten Januar 2017 schlecht da. Denn seitdem ist die GoBD*-Richtlinie auch für E-Mails konsequent anzuwenden. Sprich: Die Schonfrist für Archivierungsmuffel ist endgültig vorbei!

Jetzt reicht es nicht mehr aus, ein- und ausgehende PDFs abzulegen. Für eine ordnungsgemäße Buchführung ist nun auch die relevante Korrespondenz in einer revisionssicheren Form bereitzuhalten, wie zum Beispiel die Inhalte der E-Mails. Wichtige Aspekte in den GoBD sind

  • Unveränderbarkeit der Daten
  • die Möglichkeit zur maschinellen Auswertung
  • sowie Richtlinien zur Verfahrensdokumentation

Mit dem MailDepot unseres Partners REDDOXX bietet Ihnen acceptIT ein TÜV-geprüftes Tool zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung nach GoBD an.

REDDOXX MailDepot archiviert die E-Mails direkt und stellt dadurch sicher, dass Benutzer sie vorab weder verändern noch löschen können. Auch im Archiv selbst ist eine unbemerkte Manipulation nicht möglich.

MailDepot bietet verschiedene Möglichkeiten, die archivierten E-Mails befugten Dritten (z.B. für Betriebsprüfungen) zur Verfügung zu stellen und verfügt über eine umfangreiche Dokumentation. Weiterhin steht eine zugriffsgesicherte Auditfunktion zur Verfügung. Bestands-E-Mails können ganz einfach in das Archiv importiert werden.

REDDOXX MailDepot lässt sich mit den Modulen Mail-Sealer und Spamfinder ohne großen Aufwand mit leistungsfähigen Verschlüsselungs-, Antispam- und Antiviren-Funktionen erweitern.

REDDOXX MailDepot ist eine Software Appliance und kann daher in kürzester Zeit (ca. 2 bis 3 Stunden) in Betrieb genommen werden. Möglich ist auch der Betrieb in der Private Cloud (Nubo Cloud unseres Partners netzlink).

Interessiert, wie REDDOX MailDepot SIe bei der Archivierung Ihrer E-Mails auf die sichere Seite bringt?

Sprechen Sie uns an! Gern senden wir Ihnen detailliertes Informationsmaterial zu bzw. sprechen persönlich mit Ihnen über Ihre konkreten Aufgabenstellung.

*"Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“