Reisekostenabrechnung transparenter und schneller

(Paderborn/Düsseldorf, 29.09.2014) Der Verband der Metall- und Elektro-Industrie Nordrhein-Westfalen e.V., kurz METALL NRW, hat TravelXpense eingeführt und damit die Reisekostenabrechnung deutlich optimiert. Sämtliche Vorgänge sind nun durchgängig elektronisch abgebildet und gespeichert und damit deutlich einfacher, schneller und transparenter geworden.

Der Verband METALL NRW hat rund 60 Mitarbeiter. Zwei Drittel davon sind für den Verband regelmäßig auf Reisen. Die Erfassung und Abrechnung der dadurch entstehenden Reisekosten erfolgte bei METALL NRW über ein eigenes IBM Notes-Formular. Dieses historisch gewachsene Formular wies einige Beschränkungen auf. So konnten Pauschalen nicht per Parameter geändert, sondern mussten immer wieder neu einprogrammiert werden. Außerdem konnten die Daten nicht dauerhaft gespeichert werden. Ebenso wenig waren nachträgliche Berichtigungen oder Kontrollen mit der Inhouse-Lösung möglich.

Die nicht nur ärgerlichen, sondern zunehmend auch teuren Schwächen nahm METALL NRW schließlich zum Anlass, eine neue Lösung zu suchen. Gewünscht war eine deutlich flexiblere Software, die sich sehr gut in den Reisekostenworkflow integrieren lassen sollte. Die Wahl fiel auf TravelXpense von acceptIT.

Insgesamt sorgt die neue Lösung für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit und ermöglicht eine einfache Korrektur fehlerhafter Abrechnungen. Mit TravelXpense können die Mitarbeiter nun eingescannte Belege direkt an die Vorgänge anhängen und abspeichern. Die Lösung verfügt außerdem über ein integriertes Berechtigungskonzept, das den Zugriff und die Bearbeitung der Daten steuert, und bietet Möglichkeiten der Datenauswertung.

Vor allem die Buchhaltung bei METALL NRW profitiert von TravelXpense. Lästiges Nachhaken bei fehlenden Daten und das mühsame Einsammeln und Ablegen von Papierbelegen ist ganz entfallen. Der Vorteil für die IT-Abteilung liegt auf der Hand: TravelXpense ist voll in IBM Notes/Domino integriert und kann per Parameter angepasst werden. Damit hat sich der Programmieraufwand deutlich verringert. Dass auch bei Rückfragen und unvollständigen oder fehlerhaften Abrechnungen schneller und transparenter agiert werden kann, hat schließlich alle Mitarbeiter restlos von TravelXpense überzeugt.

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acceptIT GmbH
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